Documentación de Vinedem

Este es el manual de uso de Vinedem, la plataforma para administrar tu taller de reparación de electrónica. Está organizado función por función: podés leerlo de principio a fin o saltar a la sección que necesites desde el índice de la izquierda. Desde el menú de opciones del índice podés descargar el manual completo en Markdown o en PDF.

1. Primeros pasos

Bienvenido a Vinedem, la plataforma todo en uno para administrar tu taller de reparación de electrónica: órdenes de trabajo, clientes, inventario, ventas y pagos en un solo lugar. Esta primera parte te acompaña desde crear tu cuenta hasta conocer la interfaz y entender qué puede hacer cada integrante de tu equipo.

1.1 Qué es Vinedem

Vinedem reemplaza las planillas y los cuadernos del mostrador por un sistema pensado para talleres:

Órdenes de trabajo (Trabajos): registrás cada equipo que entra a reparación, su diagnóstico, el presupuesto, los repuestos usados y el estado en el que está.
Inventario (Productos): controlás el stock de repuestos y accesorios, con fotos, precios y alertas de stock bajo.
Ventas: facturás la venta de productos, con distintos medios de pago, cuotas y hasta permutas.
Deudas (Cuenta corriente): llevás el saldo de cada cliente que te debe, con pagos parciales y planes de cuotas.
Clientes y proveedores: una agenda con el historial completo de cada contacto.
Reportes y cierre de caja: ves cómo va el taller día a día.

Todo queda guardado en la nube, sincronizado entre todos los dispositivos y personas de tu taller.

1.2 Crear tu cuenta y verificar el correo

Para empezar necesitás una cuenta personal. Cada persona de tu equipo tendrá la suya.

Paso a paso:

Entrá a la página de registro (Crear cuenta) desde la web pública.
Completá tu nombre y apellido, tu correo electrónico y una contraseña.
La contraseña debe tener entre 8 y 20 caracteres e incluir al menos una minúscula, una mayúscula, un número y un carácter especial.
Enviá el formulario. Vas a recibir un correo con un enlace de verificación.
Abrí ese correo y hacé clic en el enlace para confirmar tu cuenta.

La primera organización la podés crear aunque todavía no hayas verificado el correo. A partir de la segunda, y para seguir usando el sistema con normalidad, el sistema te va a pedir que verifiques. Si no ves el correo, revisá la carpeta de spam y usá la opción de reenviar el enlace desde la pantalla de verificación.

1.3 Crear tu primer taller (organización)

En Vinedem cada organización representa un taller o sucursal. Toda la información (trabajos, productos, ventas) vive dentro de una organización, así que lo primero es crear la tuya.

Paso a paso:

Al ingresar por primera vez, el sistema te lleva a crear una organización.
Ingresá el nombre del taller, y opcionalmente su logo, datos de contacto y zona horaria.
La zona horaria es importante: define cuál es el "día de hoy" del taller para los reportes y el cierre de caja. Elegí la de tu ubicación real.
Guardá. Ya podés empezar a cargar trabajos.

Podés tener más de una organización con la misma cuenta (por ejemplo, dos sucursales) y cambiar entre ellas cuando quieras. Ver "Cambiar de organización" en la sección de la interfaz.

1.4 Iniciar sesión y recuperar la contraseña

Una vez creada la cuenta, ingresás con tu correo y contraseña.

Iniciar sesión: ingresá tu correo y contraseña en la pantalla de acceso.
Olvidé mi contraseña: hacé clic en la opción correspondiente, ingresá tu correo y vas a recibir un enlace para definir una nueva contraseña. El enlace vence por seguridad, así que usalo apenas llegue.
Cambiar la contraseña estando dentro: se hace desde Configuración, en la sección de Seguridad (ver Parte 10).

Si activaste la verificación en dos pasos, después de la contraseña te van a pedir un código adicional. Ver "Seguridad y verificación en dos pasos" en la Parte 10.

1.5 Un recorrido por la interfaz

Cuando entrás al sistema vas a encontrar siempre los mismos elementos:

Barra lateral (menú): a la izquierda. Contiene los accesos a cada función: Inicio, Trabajos, Productos, Ventas, Gastos, Deudas, Clientes, Proveedores y, dentro de "Más opciones", los catálogos (Servicios, Estados, Marcas). Más abajo está Configuración.
Barra lateral colapsable: podés contraer la barra a solo íconos para ganar espacio, con el botón de la flecha. Al pasar el mouse por un ícono aparece su nombre.
Selector de organización: en la parte superior de la barra lateral. Si tenés más de un taller, desde ahí cambiás de uno a otro.
Búsqueda global: con el atajo de teclado Cmd+K (Mac) o Ctrl+K (Windows) abrís un buscador que encuentra clientes y proveedores, productos, ventas y trabajos sin importar en qué pantalla estés.
Idioma y tema: en el menú de tu usuario podés cambiar el idioma (Español, English, Français) y alternar entre tema claro y oscuro. En la web pública, el selector de idioma está junto al botón de tema.
Documentación: el acceso a este manual está al pie de la barra lateral.

1.6 Roles y permisos

Cada persona que forma parte de una organización tiene un rol que define qué puede hacer. Hay tres roles:

Owner (Dueño): control total. Es quien creó la organización. Puede administrar la facturación, ver el registro de actividad, gestionar miembros y acceder a todo.
Admin (Administrador): puede operar todo el taller (trabajos, ventas, productos, gastos, clientes, catálogos) y gran parte de la configuración. No administra la facturación, la gestión de miembros ni el registro de actividad, que son exclusivos del Dueño.
Member (Miembro): puede trabajar en el día a día (cargar trabajos, ventas, clientes), pero no ve los Gastos ni ciertas secciones sensibles.

A lo largo del manual, cuando una función esté limitada a ciertos roles, lo vas a ver aclarado con una nota de "Permisos". Para invitar personas y asignarles un rol, ver "Miembros, roles e invitaciones" en la Parte 10.

2. Panel de control

El Panel de control es la pantalla de Inicio: lo primero que ves al entrar. Reúne los números clave del taller, un gráfico de ingresos, la actividad reciente y el cierre de caja del día. Es tu resumen diario de cómo va el negocio.

Permisos: las tarjetas de indicadores, el gráfico y los avisos están pensados para el Dueño y los Administradores. Un Miembro ve una versión reducida del panel, sin los montos globales del taller.

2.1 Indicadores principales

En la parte superior vas a ver un conjunto de tarjetas con los indicadores del período seleccionado. Cada tarjeta muestra un monto grande y, debajo, la variación respecto del período anterior (una flecha con el porcentaje de aumento o baja). Si no hay datos del período anterior, se indica que no hay comparación.

Las tarjetas son:

Ventas: total facturado en ventas de productos. Al hacer clic te lleva a la sección Ventas.
Trabajos: total facturado por órdenes de trabajo. Te lleva a Trabajos.
Gastos: total de gastos registrados. Te lleva a Gastos.
Neto: el resultado (ingresos menos gastos) del período.
Cuenta corriente: el saldo abierto que te deben tus clientes. Te lleva a Deudas.

El valor exacto con centavos aparece al pasar el mouse por encima del número; la tarjeta muestra el monto redondeado para que se lea bien.

2.2 Filtro por fecha y moneda

Arriba del panel hay un filtro que define el período que estás mirando. Todos los indicadores y el gráfico se recalculan según lo que elijas.

Rango de fechas: elegí desde y hasta. El sistema usa el "día de hoy" según la zona horaria de tu organización, así que el corte del día es el correcto para tu ubicación.
Moneda: si operás con más de una moneda, elegís en cuál querés ver los totales.

2.3 Gráfico de ingresos y desgloses

Debajo de los indicadores está el gráfico de ingresos, que muestra la evolución de la facturación a lo largo del período elegido, para que veas tendencias (por ejemplo, qué días vendés más).

También encontrás gráficos de desglose que reparten los totales por categoría, para entender de dónde vienen tus ingresos y gastos.

2.4 Panel operativo y actividad reciente

El panel operativo resume la cantidad de movimientos del período (por ejemplo, cantidad de ventas y de trabajos), complementando los montos con volumen.

Las tablas de actividad reciente listan los últimos movimientos del taller, para que de un vistazo sepas qué pasó sin entrar a cada sección.

2.5 Cierre de caja del día

El botón "Descargar cierre" (cierre de caja) genera el resumen del día en formato PDF listo para imprimir o archivar. Es la forma rápida de cerrar la jornada.

Paso a paso:

Hacé clic en "Descargar cierre" en el panel.
Se abre una ventana con dos reportes disponibles:
- Ventas del día: todas las ventas registradas hoy, con su total.
- Trabajos entregados: todas las órdenes que se marcaron como entregadas hoy.
Elegí el reporte que querés ver, revisalo en la vista previa y descargalo o imprimilo.

El día se calcula con la zona horaria de tu organización, así que "hoy" corresponde a la jornada real de tu taller, no a la hora del servidor.

3. Trabajos (órdenes de reparación)

Trabajos es el corazón de Vinedem. Cada equipo que entra al taller se registra como una orden de reparación: quién es el cliente, qué equipo trajo, cuál es la falla, el diagnóstico, el presupuesto, los repuestos usados, el medio de pago y el estado en el que está. Desde el listado seguís todas las órdenes y con un clic generás el comprobante para el cliente.

3.1 El ciclo de una orden de reparación

Una orden atraviesa varias etapas, que vos definís con los Estados (ver Parte 8):

Ingreso: el cliente trae el equipo. Cargás la orden con el diagnóstico inicial y, si querés, un presupuesto.
En proceso: el técnico trabaja en el equipo. Vas actualizando el estado y sumando repuestos o servicios.
Listo / Presupuestado / Confirmado: según tu flujo, la orden pasa por distintos estados hasta estar lista para entregar.
Entregado: el cliente retira el equipo y se cierra el cobro. Si el pago quedó en cuenta corriente, se genera la deuda.

El "tipo de orden" (Pre-orden, Presupuestado, Orden confirmada) acompaña este flujo y define qué comprobante conviene imprimir en cada momento.

3.2 Crear una orden de trabajo

Para cargar un equipo nuevo, entrá a Trabajos y usá el botón de crear (Crear orden de reparación). El formulario está dividido en secciones. No hace falta completar todo de una: podés guardar con lo esencial y volver a editar más tarde.

Cliente

Buscá al cliente por nombre o documento.
Si no existe, podés crearlo en el momento sin salir del formulario.

Equipo

Marca y modelo: buscá en tu catálogo de marcas. Si falta, la podés crear ahí mismo.
IMEI / Nro de serie: identifica el equipo. Sirve después para buscar la orden desde el listado.
Tipo de orden: Pre-orden, Presupuestado u Orden confirmada.

Contraseña del equipo

Tipo de desbloqueo: Patrón o Contraseña.
Según el tipo, ingresás el patrón o la clave. Queda guardada para que el técnico pueda acceder al equipo.

Diagnóstico

Estado de ingreso (fallas detectadas): describí con qué problema llega el equipo (por ejemplo, no enciende, pantalla rota).
Fallas detectadas / Observaciones: notas adicionales del diagnóstico. Estas notas después podés mostrarlas o no en el comprobante.

Planificación

Prioridad: Baja, Media, Alta o Urgente. Sirve para ordenar el trabajo del taller.
Fecha de compromiso: la fecha en la que te comprometés a entregar. En el listado se resalta si está vencida.

Servicios realizados

Dejá registrados los servicios que le hacés al equipo, eligiéndolos de tu catálogo de Servicios o cargándolos a mano, cada uno con su precio. Son el detalle de la mano de obra de la orden.

Productos consumidos

Agregá los repuestos que se usan en la reparación. Al agregarlos, se descuentan del stock de Productos. Podés buscar un producto arriba y agregar varios a la vez.

Descuento

Tipo de descuento: Porcentaje o Monto.
El descuento en porcentaje se aplica solo sobre la base (precio más recargo), no sobre los productos consumidos. Con Monto podés hacer un descuento personalizado que cubra lo que quieras.

Medio de pago y totales

Medio de pago: Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Cuenta corriente. Ver 3.3.
El Resumen de la derecha va calculando el total en vivo (precio + recargo + productos − descuento − seña) para que sepas cuánto cobrar.

Al finalizar, el botón guarda la orden (Crear orden de reparación). Podés cancelar en cualquier momento sin perder lo que ya tenías guardado.

3.3 Medios de pago y plan de cuotas (cuenta corriente)

Si el cliente no paga todo al contado, elegís Cuenta corriente como medio de pago y armás un plan de cuotas.

Cantidad de cuotas y monto por cuota: con estos dos datos el sistema calcula el total a pagar.
El plan debe ser mayor o igual al total del trabajo (precio + recargo + productos − descuento − seña). Si el plan no cubre el total, el sistema te avisa antes de guardar.
Cuando la orden se marca como Entregado, se genera automáticamente una deuda en la cuenta corriente del cliente por el total del plan. A partir de ahí la seguís desde Deudas (ver Parte 6).

Si cambiás el medio de pago de Cuenta corriente a otro, el plan de cuotas se elimina. El sistema te lo confirma antes de hacerlo.

3.4 El listado de trabajos y sus filtros

El listado muestra todas las órdenes, las más nuevas primero. Arriba tenés la búsqueda y una barra de filtros.

Buscar: por número de orden (el que figura en el comprobante) o por una parte del IMEI.
Filtros disponibles:
- Prioridad: Baja, Media, Alta, Urgente.
- Estado: cualquiera de tus estados.
- Medio de pago.
- Tipo de orden: Pre-orden, Presupuestado, Orden confirmada.
- Productos: con productos o sin productos consumidos.
- Rangos de fecha: de ingreso (Entrada), de Compromiso y de Entrega, cada uno por separado.
- Cliente y Marca.
El botón de limpiar borra todos los filtros de una vez.

Los valores de prioridad, medio de pago, tipo de orden y estado se muestran en tu idioma, pero por dentro se guardan siempre igual, así que filtrar y comparar funciona sin importar el idioma que uses.

3.5 Ediciones rápidas desde el listado

Sin entrar al detalle, desde la misma fila del listado podés cambiar algunas cosas al vuelo:

Estado: cambiás la etapa de la orden con el selector de la fila.
Medio de pago: lo ajustás directamente (salvo que ya esté Entregado, donde queda fijo).
Fecha de compromiso: la editás desde la fila. Si la fecha ya pasó y la orden no está entregada, se marca como vencida.

3.6 La página de detalle

Al abrir una orden (Ver detalle) accedés a toda su información en una sola pantalla:

Encabezado: cliente, estado, prioridad, tipo de orden y medio de pago.
Desglose del dinero: precio, recargo, descuento, seña, productos y total, para que veas cómo se compone el monto.
Productos agregados y Servicios realizados: el detalle de lo consumido.
Personas asignadas: quién recibió el equipo, el técnico responsable y quién creó la orden.
Notas: el historial de notas de la orden (ver 3.9).

Desde el detalle también podés editar la orden, imprimir comprobantes, agregar productos y eliminarla.

3.7 Entregar una orden

Marcar una orden como Entregado es el paso de cierre. El sistema valida que estén los datos necesarios para cobrar:

Que tenga medio de pago.
Que tenga precio y moneda.
Si hay productos en otra moneda, que se haya aplicado el tipo de cambio (conversión).

Si algo falta, el sistema te lo indica y no deja entregar hasta completarlo. Al confirmar la entrega, si el medio de pago es Cuenta corriente, se genera la deuda correspondiente.

3.8 Comprobantes e impresión

Con un clic generás el comprobante de la orden en PDF, listo para imprimir o compartir. En el encabezado del comprobante elegís el tamaño o tipo:

Ticket: la tira angosta para impresora térmica del mostrador. Incluye lo esencial: número, fecha, cliente, falla, sucursal y contraseña.
Pre-orden: el comprobante de ingreso con el estado del equipo.
Presupuesto: el documento con el diagnóstico y las fallas detectadas.
Orden confirmada: el comprobante final con las observaciones.

Los comprobantes A4 incluyen los datos del equipo, el detalle de precios, las bases y condiciones (la garantía que definís en la configuración del taller), el espacio para firmas y un talón desprendible para el cliente. También podés imprimir varias órdenes juntas.

3.9 Enviar notas al cliente por WhatsApp

Desde la orden podés dejar notas y enviárselas al cliente por WhatsApp (por ejemplo, avisar que el equipo está listo). El sistema arma el mensaje con el número de orden, el equipo y el texto de la nota, y abre WhatsApp con todo cargado para que solo tengas que enviar.

3.10 Editar y eliminar

Editar: desde el listado o el detalle, cambiás cualquier dato de la orden.
Eliminar: quita la orden. Al eliminar una orden que tenía productos, el stock de esos productos se restaura automáticamente.

4. Productos e inventario

En Productos administrás tu inventario: repuestos, accesorios y equipos. Controlás el stock, los precios de compra y venta, las fotos y recibís alertas cuando algo se está por agotar. El stock se descuenta solo cuando usás un producto en una reparación o lo vendés.

4.1 Cargar un producto

Para agregar un producto entrá a Productos y usá el botón de crear.

Campos principales:

Marca y modelo: desde tu catálogo de marcas. Si falta, la creás en el momento. Con este y los demás datos, el sistema arma el nombre con el que ves el producto en la lista (no se carga un nombre a mano).
Tipo: la categoría del producto: Celulares, Relojes, Accesorios, Repuestos, Computación, Equipos, Consolas, TV/Audio u Otros.
Condición: Nuevo, Usado como nuevo o Usado.
Stock: cantidad disponible.
Precio de compra y precio de venta, con su moneda.
Datos opcionales: almacenamiento, color, IMEI o número de serie, porcentaje de batería (0 a 100), red, memoria RAM, y una descripción u observaciones, útiles sobre todo para equipos.

El precio de compra te sirve para calcular tu ganancia; el de venta es el que se usa al vender o al sumar el producto a una reparación.

4.2 Fotos del producto

Podés subir fotos para reconocer el producto de un vistazo y mostrarlo en la lista de precios.

Subí una o varias imágenes desde el formulario del producto.
La cantidad de fotos que podés guardar depende de tu plan (ver la Parte 11).

Mientras la foto se sube vas a ver un indicador de progreso. Esperá a que termine antes de guardar.

4.3 Editar y ajustar el stock

Editar: desde la lista o el detalle del producto cambiás cualquier dato (precio, condición, fotos, etc.).
Stock: se actualiza automáticamente cuando vendés o usás el producto en una reparación, y se restaura si eliminás esa venta o esa orden. También lo podés ajustar a mano editando el producto (por ejemplo, tras un recuento de inventario).

4.4 Detalle del producto e imprimir etiqueta

Al abrir un producto ves toda su información en una pantalla. Desde ahí podés editarlo, ver sus fotos e imprimir una etiqueta para pegar en el estante o en el equipo, con los datos clave del producto.

4.5 Exportar la lista de precios

Podés exportar tu inventario a Excel para compartirlo o trabajarlo por fuera.

Paso a paso:

En Productos, abrí la opción de lista de precios.
Elegí el tipo de lista:
- Editable: ideal para ajustar precios para un cliente puntual.
- De referencia, para consultar.
Descargá el Excel.

La exportación se limita a una cantidad máxima de productos. Si tenés más, aplicá filtros para acotar la selección antes de exportar; el sistema te avisa cuando la lista quedó recortada.

4.6 Buscar, filtrar y stock bajo

Buscar: encontrá un producto rápidamente escribiendo en el buscador.
Filtros: por marca, condición, tipo y disponibilidad de stock, para acotar la lista.
Stock bajo: el sistema resalta los productos que se están por agotar, para que sepas qué reponer.

5. Ventas

En Ventas registrás la venta de productos: elegís los artículos, aplicás descuentos o recargos, definís el medio de pago (incluso en cuotas o con permuta) y generás el comprobante. Cada venta descuenta el stock de los productos y, si queda en cuenta corriente, genera la deuda del cliente.

5.1 Crear una venta

Entrá a Ventas y usá el botón de nueva venta.

Paso a paso:

Elegí el cliente (buscalo o crealo en el momento). Toda venta se asocia a un cliente.
Agregá los productos: buscalos y definí la cantidad de cada uno. El subtotal se calcula solo.
Ajustá descuentos, recargos, medio de pago y moneda según haga falta.
Revisá el resumen de la derecha, que muestra el total en vivo.
Confirmá la venta.

La venta queda en estado Reservado. Desde ahí la podés editar, finalizar o cancelar (ver 5.7 y 5.8).

5.2 Permuta (canje)

Si el cliente entrega un equipo como parte de pago, lo cargás como permuta. El valor del equipo recibido se descuenta del total de la venta, así solo cobrás la diferencia.

5.3 Descuentos y recargos

Descuento: por porcentaje o por monto fijo.
Recargo: por ejemplo, un interés por pago en cuotas.

El resumen recalcula el total cada vez que cambiás uno de estos valores.

5.4 Medios de pago y pagos combinados

Elegís cómo paga el cliente: Efectivo, Transferencia, Tarjeta (crédito o débito), Cuenta corriente u Otro.

También podés combinar medios de pago en una misma venta (por ejemplo, una parte en efectivo y otra en cuenta corriente). El sistema controla que la suma de los pagos cubra el total.

5.5 Cuenta corriente y plan de cuotas

Si una parte queda en cuenta corriente, armás un plan indicando la cantidad de cuotas y el monto por cuota. La deuda del cliente se genera cuando finalizás la venta (ver 5.8), y desde ahí la seguís en Deudas (ver la Parte 6).

El total a pagar entre efectivo y cuenta corriente tiene que ser igual o mayor al total de la venta. Si falta cubrir una parte, el sistema te avisa antes de guardar.

5.6 Moneda y tipo de cambio

Si operás con más de una moneda, elegís en cuál se hace la venta. Cuando hay productos o pagos en otra moneda, aplicás el tipo de cambio para convertir y que los totales cierren.

5.7 Detalle, edición y comprobante

Detalle: abrís la venta para ver los productos, los pagos y el total.
Editar: cambiás los datos de la venta mientras esté en estado Reservado. Una vez finalizada o cancelada, queda fija.
Comprobante: generás el comprobante de la venta en PDF, listo para imprimir o compartir.

5.8 Finalizar o cancelar una venta

Una venta nace en estado Reservado. Desde ahí:

Finalizarla: se cierra el cobro. Si había una parte en cuenta corriente, en ese momento se genera la deuda del cliente.
Cancelarla: se revierte y el stock de los productos vuelve a su lugar.

Una vez finalizada o cancelada, la venta queda fija.

6. Deudas (cuenta corriente)

En Deudas llevás la cuenta corriente de cada cliente: cuánto te debe, qué pagos hizo y qué saldo queda. Registrás pagos parciales o totales, armás planes de cuotas y hasta le enviás al cliente un resumen por correo.

6.1 Cómo se generan las deudas

Una deuda aparece cuando algo queda sin pagar por completo:

Al entregar una reparación cuyo medio de pago es cuenta corriente (ver la Parte 3).
Al hacer una venta con una parte en cuenta corriente (ver la Parte 5).

En ambos casos la deuda se crea sola, asociada al cliente y por el monto pendiente.

6.2 El listado de deudas y sus filtros

El listado muestra las deudas de tus clientes. Por defecto ves las que están impagas, para saber quién te debe.

Filtro pagadas / impagas: cambiás entre deudas abiertas y saldadas.
Otros filtros te ayudan a encontrar la deuda de un cliente puntual.

6.3 Registrar un pago

Cuando el cliente te paga, registrás el pago sobre su deuda.

Paso a paso:

Abrí la deuda del cliente.
Ingresá el monto que pagó (puede ser el total o una parte).
Confirmá. El saldo se actualiza al instante.

Podés registrar pagos parciales: el saldo va bajando con cada pago hasta llegar a cero.

6.4 Planes de cuotas

Cuando la deuda tiene un plan, ves la cantidad de cuotas y el monto por cuota. El sistema controla que el total sea igual a cuotas por monto por cuota, así el plan siempre cubre la deuda.

6.5 Archivar una deuda saldada

Cuando una deuda queda en cero, podés archivarla para sacarla de la lista de deudas abiertas sin perder el historial. Al registrar el pago que salda la deuda, el sistema te ofrece archivarla en un solo paso.

Si más adelante anulás un pago, el importe se re-acredita en la deuda y, si correspondía, se le quita la marca de saldada.

6.6 Enviar el resumen al cliente por correo

Podés enviarle al cliente un correo con el detalle de su deuda. Antes de mandarlo, el sistema te muestra una vista previa de cómo va a llegar el mensaje.

Si el cliente no tiene un correo registrado, no se puede enviar la notificación. Cargá su correo desde su ficha (ver la Parte 7).

7. Clientes y proveedores

Vinedem lleva una agenda de contactos dividida en dos: Clientes (a quién le reparás o vendés) y Proveedores (a quién le comprás). Cada contacto guarda su historial completo: reparaciones, ventas y cuenta corriente.

7.1 Cargar un cliente

Entrá a Clientes y usá el botón de crear. También podés crear un cliente al vuelo desde el formulario de una reparación o una venta.

Campos principales:

Nombre y apellido.
Documento: elegí el tipo (documento de identidad, pasaporte, identificación fiscal, licencia de conducir, permiso de residencia u otro) y el número. Sirve para clientes de cualquier país.
Teléfono y correo electrónico.
Datos de contacto adicionales.

El correo es importante: te permite enviarle al cliente el resumen de su deuda (Parte 6) y otras notificaciones. El teléfono habilita el envío de notas por WhatsApp desde una reparación (Parte 3).

7.2 Cargar un proveedor

Los Proveedores se cargan igual que los clientes, con la diferencia de que representan a quien te provee repuestos o equipos. Según el tipo de contacto, se te pide el dato de la empresa.

7.3 La ficha del contacto

Al abrir un cliente o proveedor accedés a su ficha, que reúne su situación en un solo lugar:

Saldo de cuenta corriente: cuánto te debe (o le debés).
Accesos rápidos: con la cantidad de sus ventas, trabajos, deudas y productos. Cada uno te lleva al listado correspondiente, ya filtrado por ese contacto.

Así, antes de atender a alguien, sabés al instante su situación completa.

7.4 Verificación de correo y acceso del cliente

Podés enviarle al cliente un enlace para verificar su correo, y también gestionar el restablecimiento de su contraseña. Esto habilita el acceso del cliente a su información desde el portal de clientes, para que pueda consultar el estado de su equipo por su cuenta.

8. Catálogos

Los catálogos son las listas que usás una y otra vez al cargar trabajos y ventas: los servicios que ofrecés, los estados por los que pasa una reparación y las marcas de equipos. Tenerlos bien armados hace que cargar todo lo demás sea mucho más rápido. Los encontrás dentro de "Más opciones" en el menú.

8.1 Servicios

En Servicios armás el catálogo de trabajos que ofrecés (por ejemplo, cambio de pantalla, cambio de batería, liberación). Al cargar una reparación elegís servicios de esta lista y les ponés el precio en ese momento, así no tenés que escribir lo mismo cada vez.

Para agregar un servicio: usá el botón de crear y ponele un nombre. Después lo podés editar o eliminar.

8.2 Estados

En Estados definís las etapas por las que pasa una orden de trabajo (por ejemplo, Recibido, En proceso, Listo, Entregado). Vos armás tu propio flujo, con los nombres que uses en tu taller.

Crear un estado: ponele un nombre y un color para reconocerlo de un vistazo en el listado de trabajos.
El color se usa en las etiquetas de estado de cada orden.

Los estados son propios de tu organización: cada taller tiene los suyos. Mantené la lista ordenada según tu proceso real de trabajo.

8.3 Marcas y modelos

En Marcas llevás el catálogo de marcas y modelos de equipos (por ejemplo, Apple iPhone 13, Samsung A52). Lo usás al cargar reparaciones, productos y ventas.

Crear una marca: cargá la marca y el modelo.
Si al cargar una reparación o un producto no encontrás la marca, la podés crear en el momento sin salir del formulario.

9. Gastos

En Gastos registrás lo que gasta el taller: alquiler, sueldos, compra de repuestos, gastos operativos y demás. Sumados a las ventas y reparaciones, los gastos te dan el resultado real del negocio, que ves reflejado en el panel (Parte 2).

Permisos: los gastos son información sensible, así que solo los ven y cargan el Dueño y los Administradores. Un Miembro no tiene acceso a esta sección.

9.1 Registrar un gasto

Entrá a Gastos y usá el botón de crear.

Campos:

Categoría: la que elijas de tu lista de categorías. Cada organización arma su propia lista; si te falta una, la podés crear en el momento desde el mismo formulario (botón +).
Monto y moneda.
Descripción (opcional), para dejar una nota de qué fue.

El gasto queda registrado con la fecha del día en que lo cargás.

9.2 Filtrar los gastos

El listado te deja filtrar por categoría y por fecha, para analizar en qué se va el dinero del taller y comparar períodos. El total del período se ve arriba del listado.

9.3 Gestionar las categorías

Cada organización tiene su propia lista de categorías de gastos, que administrás desde Categorías de gastos: podés crear, renombrar y eliminar categorías. Al renombrar una, el cambio se refleja en todos los gastos que la usan. No se puede eliminar una categoría que todavía tenga gastos asociados; primero reasigná esos gastos a otra.

Una organización nueva empieza sin categorías. La primera vez, el formulario te sugiere algunas comunes para arrancar más rápido.

10. Configuración

En Configuración administrás tanto tu cuenta personal como los datos y el equipo de tu organización. Se accede desde el menú, en la sección Configuración, y está dividida en varias pantallas.

10.1 Mis datos

En Mis datos editás tu perfil: tu nombre, tu foto (avatar) y tus datos de contacto. Es tu información personal como usuario, no la del taller (esa se edita en Negocio, ver 10.5).

10.2 Seguridad y verificación en dos pasos

En Seguridad protegés tu cuenta:

Cambiar la contraseña: definís una nueva contraseña (recordá los requisitos: 8 a 20 caracteres, con minúscula, mayúscula, número y carácter especial).
Verificación en dos pasos (2FA): suma un código extra al iniciar sesión. Hoy está disponible la verificación por correo; las opciones por aplicación de autenticación y por SMS aparecen como próximamente.

Activar la verificación en dos pasos es la mejor forma de proteger tu cuenta, sobre todo si varias personas usan el sistema.

10.3 Sesiones activas

En Sesiones ves los dispositivos donde tu cuenta tiene la sesión abierta. Si no reconocés uno, o dejaste la sesión iniciada en un equipo ajeno, podés cerrarla de forma remota desde acá.

10.4 Miembros, roles e invitaciones

En Miembros administrás el equipo de tu organización.

Invitar a alguien: enviás una invitación por correo. La persona se suma al equipo cuando la acepta.
Cambiar el rol: desde la lista de miembros ajustás el rol de cada persona entre Administrador y Miembro (al Dueño no se le cambia el rol).
Quitar a alguien del equipo.
Roles: Dueño, Administrador o Miembro (ver la Parte 1 para el detalle de qué puede hacer cada uno).

Permisos: invitar, cambiar roles y quitar miembros son acciones del Dueño de la organización.

10.5 Negocio

En Negocio editás los datos de tu organización:

Nombre y logo del taller (el logo aparece en los comprobantes).
Zona horaria: define cuál es el día de hoy del taller para los reportes y el cierre de caja. Es importante que sea la de tu ubicación real.
Bases y condiciones (garantía): el texto que se imprime en los comprobantes de reparación como condiciones del servicio.

10.6 Facturación y planes

En Facturación administrás tu suscripción: ves tu plan actual, accedés al portal de pagos (donde actualizás el medio de pago o gestionás la suscripción), consultás tus comprobantes y podés mejorar tu plan. El detalle de los planes está en la Parte 11.

Permisos: la facturación la administra el Dueño de la organización.

10.7 Registro de actividad

En Actividad el Dueño puede ver un registro de accesos y acciones dentro de la organización. Es una herramienta de control para saber quién entró y qué hizo.

Permisos: el registro de actividad es exclusivo del Dueño.

11. Planes y límites

Vinedem funciona con distintos planes. Cada uno habilita más funciones y límites más altos. Cambiás de plan cuando quieras desde Facturación.

11.1 Los planes disponibles

Gratis: para empezar. Incluye lo esencial para operar el taller, con límites más bajos (por ejemplo, en cantidad de productos y de fotos).
Estándar: para talleres en marcha. Sube los límites y habilita funciones pensadas para el día a día.
Premium: sin las limitaciones de los planes anteriores. Pensado para talleres con más volumen que necesitan trabajar sin topes.

El detalle exacto de precios y de qué incluye cada plan lo ves en la pantalla de precios y en Facturación, siempre actualizado.

11.2 Qué pasa al llegar a un límite

Algunas acciones (como cargar productos o subir fotos) tienen un tope según tu plan. Cuando lo alcanzás, el sistema te avisa y te ofrece mejorar el plan para seguir. Nada de lo que ya cargaste se pierde.

11.3 Mejorar, cambiar o cancelar el plan

Mejorar el plan: desde Facturación o desde el aviso que aparece cuando llegás a un límite. Vas al pago seguro para confirmar el cambio.
Gestionar la suscripción: desde el portal de pagos actualizás el medio de pago, cambiás de plan o cancelás.
Al cancelar: conservás el acceso hasta que termina el período que ya pagaste; después, la organización vuelve a los límites del plan gratis.

Permisos: la gestión del plan y los pagos la hace el Dueño de la organización.

12. Consejos y preguntas frecuentes

Un cierre con trucos que te hacen más ágil el día a día y respuestas a las dudas más comunes.

12.1 Trabajar con más de un taller

Si tenés más de una sucursal o negocio, podés manejarlos como organizaciones distintas con la misma cuenta. Cambiás de una a otra desde el selector de organización, arriba en la barra lateral. Cada organización tiene su propia información (trabajos, productos, ventas), separada del resto.

12.2 Búsqueda global

Desde cualquier pantalla, con el atajo Cmd+K (Mac) o Ctrl+K (Windows) abrís el buscador global, que encuentra clientes y proveedores, productos, ventas y trabajos sin importar dónde estés. Es la forma más rápida de saltar a lo que buscás.

12.3 Idioma y apariencia

Idioma: desde el menú de tu usuario elegís entre Español, English y Français. En la web pública, el selector de idioma está junto al botón de tema.
Tema claro u oscuro: alternás con el botón de tema, según cómo te resulte más cómodo trabajar.

12.4 Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con el stock si elimino una reparación o cancelo una venta? El stock vuelve a su lugar: al eliminar una reparación con productos, el stock se restaura solo; y al cancelar una venta reservada, también.

¿Por qué no me deja marcar una reparación como Entregada? Porque falta algún dato para poder cobrar: el medio de pago, el precio o la moneda. El sistema te indica qué falta. Completalo y vas a poder entregar.

¿Por qué un compañero no ve los Gastos? Porque tiene rol de Miembro. Los gastos solo los ven el Dueño y los Administradores. Podés cambiarle el rol desde Miembros.

¿El "hoy" de los reportes no coincide con mi día? Revisá la zona horaria de tu organización en Negocio. El cierre de caja y los reportes usan esa zona para calcular el día del taller.

¿Cómo le comparto al cliente el estado de su equipo? Podés enviarle una nota por WhatsApp desde la reparación (Parte 3) o darle acceso al portal de clientes verificando su correo (Parte 7).

Documentación de Vinedem

1. Primeros pasos

1.1 Qué es Vinedem

Vinedem reemplaza las planillas y los cuadernos del mostrador por un sistema pensado para talleres:

Órdenes de trabajo (Trabajos): registrás cada equipo que entra a reparación, su diagnóstico, el presupuesto, los repuestos usados y el estado en el que está.
Inventario (Productos): controlás el stock de repuestos y accesorios, con fotos, precios y alertas de stock bajo.
Ventas: facturás la venta de productos, con distintos medios de pago, cuotas y hasta permutas.
Deudas (Cuenta corriente): llevás el saldo de cada cliente que te debe, con pagos parciales y planes de cuotas.
Clientes y proveedores: una agenda con el historial completo de cada contacto.
Reportes y cierre de caja: ves cómo va el taller día a día.

Todo queda guardado en la nube, sincronizado entre todos los dispositivos y personas de tu taller.

1.2 Crear tu cuenta y verificar el correo

Para empezar necesitás una cuenta personal. Cada persona de tu equipo tendrá la suya.

Paso a paso:

Entrá a la página de registro (Crear cuenta) desde la web pública.
Completá tu nombre y apellido, tu correo electrónico y una contraseña.
La contraseña debe tener entre 8 y 20 caracteres e incluir al menos una minúscula, una mayúscula, un número y un carácter especial.
Enviá el formulario. Vas a recibir un correo con un enlace de verificación.
Abrí ese correo y hacé clic en el enlace para confirmar tu cuenta.

La primera organización la podés crear aunque todavía no hayas verificado el correo. A partir de la segunda, y para seguir usando el sistema con normalidad, el sistema te va a pedir que verifiques. Si no ves el correo, revisá la carpeta de spam y usá la opción de reenviar el enlace desde la pantalla de verificación.

1.3 Crear tu primer taller (organización)

En Vinedem cada organización representa un taller o sucursal. Toda la información (trabajos, productos, ventas) vive dentro de una organización, así que lo primero es crear la tuya.

Paso a paso:

Al ingresar por primera vez, el sistema te lleva a crear una organización.
Ingresá el nombre del taller, y opcionalmente su logo, datos de contacto y zona horaria.
La zona horaria es importante: define cuál es el "día de hoy" del taller para los reportes y el cierre de caja. Elegí la de tu ubicación real.
Guardá. Ya podés empezar a cargar trabajos.

Podés tener más de una organización con la misma cuenta (por ejemplo, dos sucursales) y cambiar entre ellas cuando quieras. Ver "Cambiar de organización" en la sección de la interfaz.

1.4 Iniciar sesión y recuperar la contraseña

Una vez creada la cuenta, ingresás con tu correo y contraseña.

Iniciar sesión: ingresá tu correo y contraseña en la pantalla de acceso.
Olvidé mi contraseña: hacé clic en la opción correspondiente, ingresá tu correo y vas a recibir un enlace para definir una nueva contraseña. El enlace vence por seguridad, así que usalo apenas llegue.
Cambiar la contraseña estando dentro: se hace desde Configuración, en la sección de Seguridad (ver Parte 10).

Si activaste la verificación en dos pasos, después de la contraseña te van a pedir un código adicional. Ver "Seguridad y verificación en dos pasos" en la Parte 10.

1.5 Un recorrido por la interfaz

Cuando entrás al sistema vas a encontrar siempre los mismos elementos:

Barra lateral (menú): a la izquierda. Contiene los accesos a cada función: Inicio, Trabajos, Productos, Ventas, Gastos, Deudas, Clientes, Proveedores y, dentro de "Más opciones", los catálogos (Servicios, Estados, Marcas). Más abajo está Configuración.
Barra lateral colapsable: podés contraer la barra a solo íconos para ganar espacio, con el botón de la flecha. Al pasar el mouse por un ícono aparece su nombre.
Selector de organización: en la parte superior de la barra lateral. Si tenés más de un taller, desde ahí cambiás de uno a otro.
Búsqueda global: con el atajo de teclado Cmd+K (Mac) o Ctrl+K (Windows) abrís un buscador que encuentra clientes y proveedores, productos, ventas y trabajos sin importar en qué pantalla estés.
Idioma y tema: en el menú de tu usuario podés cambiar el idioma (Español, English, Français) y alternar entre tema claro y oscuro. En la web pública, el selector de idioma está junto al botón de tema.
Documentación: el acceso a este manual está al pie de la barra lateral.

1.6 Roles y permisos

Cada persona que forma parte de una organización tiene un rol que define qué puede hacer. Hay tres roles:

Owner (Dueño): control total. Es quien creó la organización. Puede administrar la facturación, ver el registro de actividad, gestionar miembros y acceder a todo.
Admin (Administrador): puede operar todo el taller (trabajos, ventas, productos, gastos, clientes, catálogos) y gran parte de la configuración. No administra la facturación, la gestión de miembros ni el registro de actividad, que son exclusivos del Dueño.
Member (Miembro): puede trabajar en el día a día (cargar trabajos, ventas, clientes), pero no ve los Gastos ni ciertas secciones sensibles.

A lo largo del manual, cuando una función esté limitada a ciertos roles, lo vas a ver aclarado con una nota de "Permisos". Para invitar personas y asignarles un rol, ver "Miembros, roles e invitaciones" en la Parte 10.

2. Panel de control

Permisos: las tarjetas de indicadores, el gráfico y los avisos están pensados para el Dueño y los Administradores. Un Miembro ve una versión reducida del panel, sin los montos globales del taller.

2.1 Indicadores principales

Las tarjetas son:

Ventas: total facturado en ventas de productos. Al hacer clic te lleva a la sección Ventas.
Trabajos: total facturado por órdenes de trabajo. Te lleva a Trabajos.
Gastos: total de gastos registrados. Te lleva a Gastos.
Neto: el resultado (ingresos menos gastos) del período.
Cuenta corriente: el saldo abierto que te deben tus clientes. Te lleva a Deudas.

El valor exacto con centavos aparece al pasar el mouse por encima del número; la tarjeta muestra el monto redondeado para que se lea bien.

2.2 Filtro por fecha y moneda

Arriba del panel hay un filtro que define el período que estás mirando. Todos los indicadores y el gráfico se recalculan según lo que elijas.

Rango de fechas: elegí desde y hasta. El sistema usa el "día de hoy" según la zona horaria de tu organización, así que el corte del día es el correcto para tu ubicación.
Moneda: si operás con más de una moneda, elegís en cuál querés ver los totales.

2.3 Gráfico de ingresos y desgloses

Debajo de los indicadores está el gráfico de ingresos, que muestra la evolución de la facturación a lo largo del período elegido, para que veas tendencias (por ejemplo, qué días vendés más).

También encontrás gráficos de desglose que reparten los totales por categoría, para entender de dónde vienen tus ingresos y gastos.

2.4 Panel operativo y actividad reciente

El panel operativo resume la cantidad de movimientos del período (por ejemplo, cantidad de ventas y de trabajos), complementando los montos con volumen.

Las tablas de actividad reciente listan los últimos movimientos del taller, para que de un vistazo sepas qué pasó sin entrar a cada sección.

2.5 Cierre de caja del día

El botón "Descargar cierre" (cierre de caja) genera el resumen del día en formato PDF listo para imprimir o archivar. Es la forma rápida de cerrar la jornada.

Paso a paso:

Hacé clic en "Descargar cierre" en el panel.
Se abre una ventana con dos reportes disponibles:
- Ventas del día: todas las ventas registradas hoy, con su total.
- Trabajos entregados: todas las órdenes que se marcaron como entregadas hoy.
Elegí el reporte que querés ver, revisalo en la vista previa y descargalo o imprimilo.

El día se calcula con la zona horaria de tu organización, así que "hoy" corresponde a la jornada real de tu taller, no a la hora del servidor.

3. Trabajos (órdenes de reparación)

3.1 El ciclo de una orden de reparación

Una orden atraviesa varias etapas, que vos definís con los Estados (ver Parte 8):

Ingreso: el cliente trae el equipo. Cargás la orden con el diagnóstico inicial y, si querés, un presupuesto.
En proceso: el técnico trabaja en el equipo. Vas actualizando el estado y sumando repuestos o servicios.
Listo / Presupuestado / Confirmado: según tu flujo, la orden pasa por distintos estados hasta estar lista para entregar.
Entregado: el cliente retira el equipo y se cierra el cobro. Si el pago quedó en cuenta corriente, se genera la deuda.

El "tipo de orden" (Pre-orden, Presupuestado, Orden confirmada) acompaña este flujo y define qué comprobante conviene imprimir en cada momento.

3.2 Crear una orden de trabajo

Cliente

Buscá al cliente por nombre o documento.
Si no existe, podés crearlo en el momento sin salir del formulario.

Equipo

Marca y modelo: buscá en tu catálogo de marcas. Si falta, la podés crear ahí mismo.
IMEI / Nro de serie: identifica el equipo. Sirve después para buscar la orden desde el listado.
Tipo de orden: Pre-orden, Presupuestado u Orden confirmada.

Contraseña del equipo

Tipo de desbloqueo: Patrón o Contraseña.
Según el tipo, ingresás el patrón o la clave. Queda guardada para que el técnico pueda acceder al equipo.

Diagnóstico

Estado de ingreso (fallas detectadas): describí con qué problema llega el equipo (por ejemplo, no enciende, pantalla rota).
Fallas detectadas / Observaciones: notas adicionales del diagnóstico. Estas notas después podés mostrarlas o no en el comprobante.

Planificación

Prioridad: Baja, Media, Alta o Urgente. Sirve para ordenar el trabajo del taller.
Fecha de compromiso: la fecha en la que te comprometés a entregar. En el listado se resalta si está vencida.

Servicios realizados

Dejá registrados los servicios que le hacés al equipo, eligiéndolos de tu catálogo de Servicios o cargándolos a mano, cada uno con su precio. Son el detalle de la mano de obra de la orden.

Productos consumidos

Agregá los repuestos que se usan en la reparación. Al agregarlos, se descuentan del stock de Productos. Podés buscar un producto arriba y agregar varios a la vez.

Descuento

Tipo de descuento: Porcentaje o Monto.
El descuento en porcentaje se aplica solo sobre la base (precio más recargo), no sobre los productos consumidos. Con Monto podés hacer un descuento personalizado que cubra lo que quieras.

Medio de pago y totales

Medio de pago: Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Cuenta corriente. Ver 3.3.
El Resumen de la derecha va calculando el total en vivo (precio + recargo + productos − descuento − seña) para que sepas cuánto cobrar.

Al finalizar, el botón guarda la orden (Crear orden de reparación). Podés cancelar en cualquier momento sin perder lo que ya tenías guardado.

3.3 Medios de pago y plan de cuotas (cuenta corriente)

Si el cliente no paga todo al contado, elegís Cuenta corriente como medio de pago y armás un plan de cuotas.

Cantidad de cuotas y monto por cuota: con estos dos datos el sistema calcula el total a pagar.
El plan debe ser mayor o igual al total del trabajo (precio + recargo + productos − descuento − seña). Si el plan no cubre el total, el sistema te avisa antes de guardar.
Cuando la orden se marca como Entregado, se genera automáticamente una deuda en la cuenta corriente del cliente por el total del plan. A partir de ahí la seguís desde Deudas (ver Parte 6).

Si cambiás el medio de pago de Cuenta corriente a otro, el plan de cuotas se elimina. El sistema te lo confirma antes de hacerlo.

3.4 El listado de trabajos y sus filtros

El listado muestra todas las órdenes, las más nuevas primero. Arriba tenés la búsqueda y una barra de filtros.

Buscar: por número de orden (el que figura en el comprobante) o por una parte del IMEI.
Filtros disponibles:
- Prioridad: Baja, Media, Alta, Urgente.
- Estado: cualquiera de tus estados.
- Medio de pago.
- Tipo de orden: Pre-orden, Presupuestado, Orden confirmada.
- Productos: con productos o sin productos consumidos.
- Rangos de fecha: de ingreso (Entrada), de Compromiso y de Entrega, cada uno por separado.
- Cliente y Marca.
El botón de limpiar borra todos los filtros de una vez.

Los valores de prioridad, medio de pago, tipo de orden y estado se muestran en tu idioma, pero por dentro se guardan siempre igual, así que filtrar y comparar funciona sin importar el idioma que uses.

3.5 Ediciones rápidas desde el listado

Sin entrar al detalle, desde la misma fila del listado podés cambiar algunas cosas al vuelo:

Estado: cambiás la etapa de la orden con el selector de la fila.
Medio de pago: lo ajustás directamente (salvo que ya esté Entregado, donde queda fijo).
Fecha de compromiso: la editás desde la fila. Si la fecha ya pasó y la orden no está entregada, se marca como vencida.

3.6 La página de detalle

Al abrir una orden (Ver detalle) accedés a toda su información en una sola pantalla:

Encabezado: cliente, estado, prioridad, tipo de orden y medio de pago.
Desglose del dinero: precio, recargo, descuento, seña, productos y total, para que veas cómo se compone el monto.
Productos agregados y Servicios realizados: el detalle de lo consumido.
Personas asignadas: quién recibió el equipo, el técnico responsable y quién creó la orden.
Notas: el historial de notas de la orden (ver 3.9).

Desde el detalle también podés editar la orden, imprimir comprobantes, agregar productos y eliminarla.

3.7 Entregar una orden

Marcar una orden como Entregado es el paso de cierre. El sistema valida que estén los datos necesarios para cobrar:

Que tenga medio de pago.
Que tenga precio y moneda.
Si hay productos en otra moneda, que se haya aplicado el tipo de cambio (conversión).

Si algo falta, el sistema te lo indica y no deja entregar hasta completarlo. Al confirmar la entrega, si el medio de pago es Cuenta corriente, se genera la deuda correspondiente.

3.8 Comprobantes e impresión

Con un clic generás el comprobante de la orden en PDF, listo para imprimir o compartir. En el encabezado del comprobante elegís el tamaño o tipo:

Ticket: la tira angosta para impresora térmica del mostrador. Incluye lo esencial: número, fecha, cliente, falla, sucursal y contraseña.
Pre-orden: el comprobante de ingreso con el estado del equipo.
Presupuesto: el documento con el diagnóstico y las fallas detectadas.
Orden confirmada: el comprobante final con las observaciones.

3.9 Enviar notas al cliente por WhatsApp

3.10 Editar y eliminar

Editar: desde el listado o el detalle, cambiás cualquier dato de la orden.
Eliminar: quita la orden. Al eliminar una orden que tenía productos, el stock de esos productos se restaura automáticamente.

4. Productos e inventario

4.1 Cargar un producto

Para agregar un producto entrá a Productos y usá el botón de crear.

Campos principales:

Marca y modelo: desde tu catálogo de marcas. Si falta, la creás en el momento. Con este y los demás datos, el sistema arma el nombre con el que ves el producto en la lista (no se carga un nombre a mano).
Tipo: la categoría del producto: Celulares, Relojes, Accesorios, Repuestos, Computación, Equipos, Consolas, TV/Audio u Otros.
Condición: Nuevo, Usado como nuevo o Usado.
Stock: cantidad disponible.
Precio de compra y precio de venta, con su moneda.
Datos opcionales: almacenamiento, color, IMEI o número de serie, porcentaje de batería (0 a 100), red, memoria RAM, y una descripción u observaciones, útiles sobre todo para equipos.

El precio de compra te sirve para calcular tu ganancia; el de venta es el que se usa al vender o al sumar el producto a una reparación.

4.2 Fotos del producto

Podés subir fotos para reconocer el producto de un vistazo y mostrarlo en la lista de precios.

Subí una o varias imágenes desde el formulario del producto.
La cantidad de fotos que podés guardar depende de tu plan (ver la Parte 11).

Mientras la foto se sube vas a ver un indicador de progreso. Esperá a que termine antes de guardar.

4.3 Editar y ajustar el stock

Editar: desde la lista o el detalle del producto cambiás cualquier dato (precio, condición, fotos, etc.).
Stock: se actualiza automáticamente cuando vendés o usás el producto en una reparación, y se restaura si eliminás esa venta o esa orden. También lo podés ajustar a mano editando el producto (por ejemplo, tras un recuento de inventario).

4.4 Detalle del producto e imprimir etiqueta

4.5 Exportar la lista de precios

Podés exportar tu inventario a Excel para compartirlo o trabajarlo por fuera.

Paso a paso:

En Productos, abrí la opción de lista de precios.
Elegí el tipo de lista:
- Editable: ideal para ajustar precios para un cliente puntual.
- De referencia, para consultar.
Descargá el Excel.

La exportación se limita a una cantidad máxima de productos. Si tenés más, aplicá filtros para acotar la selección antes de exportar; el sistema te avisa cuando la lista quedó recortada.

4.6 Buscar, filtrar y stock bajo

Buscar: encontrá un producto rápidamente escribiendo en el buscador.
Filtros: por marca, condición, tipo y disponibilidad de stock, para acotar la lista.
Stock bajo: el sistema resalta los productos que se están por agotar, para que sepas qué reponer.

5. Ventas

5.1 Crear una venta

Entrá a Ventas y usá el botón de nueva venta.

Paso a paso:

Elegí el cliente (buscalo o crealo en el momento). Toda venta se asocia a un cliente.
Agregá los productos: buscalos y definí la cantidad de cada uno. El subtotal se calcula solo.
Ajustá descuentos, recargos, medio de pago y moneda según haga falta.
Revisá el resumen de la derecha, que muestra el total en vivo.
Confirmá la venta.

La venta queda en estado Reservado. Desde ahí la podés editar, finalizar o cancelar (ver 5.7 y 5.8).

5.2 Permuta (canje)

Si el cliente entrega un equipo como parte de pago, lo cargás como permuta. El valor del equipo recibido se descuenta del total de la venta, así solo cobrás la diferencia.

5.3 Descuentos y recargos

Descuento: por porcentaje o por monto fijo.
Recargo: por ejemplo, un interés por pago en cuotas.

El resumen recalcula el total cada vez que cambiás uno de estos valores.

5.4 Medios de pago y pagos combinados

Elegís cómo paga el cliente: Efectivo, Transferencia, Tarjeta (crédito o débito), Cuenta corriente u Otro.

También podés combinar medios de pago en una misma venta (por ejemplo, una parte en efectivo y otra en cuenta corriente). El sistema controla que la suma de los pagos cubra el total.

5.5 Cuenta corriente y plan de cuotas

El total a pagar entre efectivo y cuenta corriente tiene que ser igual o mayor al total de la venta. Si falta cubrir una parte, el sistema te avisa antes de guardar.

5.6 Moneda y tipo de cambio

Si operás con más de una moneda, elegís en cuál se hace la venta. Cuando hay productos o pagos en otra moneda, aplicás el tipo de cambio para convertir y que los totales cierren.

5.7 Detalle, edición y comprobante

Detalle: abrís la venta para ver los productos, los pagos y el total.
Editar: cambiás los datos de la venta mientras esté en estado Reservado. Una vez finalizada o cancelada, queda fija.
Comprobante: generás el comprobante de la venta en PDF, listo para imprimir o compartir.

5.8 Finalizar o cancelar una venta

Una venta nace en estado Reservado. Desde ahí:

Finalizarla: se cierra el cobro. Si había una parte en cuenta corriente, en ese momento se genera la deuda del cliente.
Cancelarla: se revierte y el stock de los productos vuelve a su lugar.

Una vez finalizada o cancelada, la venta queda fija.

6. Deudas (cuenta corriente)

6.1 Cómo se generan las deudas

Una deuda aparece cuando algo queda sin pagar por completo:

Al entregar una reparación cuyo medio de pago es cuenta corriente (ver la Parte 3).
Al hacer una venta con una parte en cuenta corriente (ver la Parte 5).

En ambos casos la deuda se crea sola, asociada al cliente y por el monto pendiente.

6.2 El listado de deudas y sus filtros

El listado muestra las deudas de tus clientes. Por defecto ves las que están impagas, para saber quién te debe.

Filtro pagadas / impagas: cambiás entre deudas abiertas y saldadas.
Otros filtros te ayudan a encontrar la deuda de un cliente puntual.

6.3 Registrar un pago

Cuando el cliente te paga, registrás el pago sobre su deuda.

Paso a paso:

Abrí la deuda del cliente.
Ingresá el monto que pagó (puede ser el total o una parte).
Confirmá. El saldo se actualiza al instante.

Podés registrar pagos parciales: el saldo va bajando con cada pago hasta llegar a cero.

6.4 Planes de cuotas

Cuando la deuda tiene un plan, ves la cantidad de cuotas y el monto por cuota. El sistema controla que el total sea igual a cuotas por monto por cuota, así el plan siempre cubre la deuda.

6.5 Archivar una deuda saldada

Si más adelante anulás un pago, el importe se re-acredita en la deuda y, si correspondía, se le quita la marca de saldada.

6.6 Enviar el resumen al cliente por correo

Podés enviarle al cliente un correo con el detalle de su deuda. Antes de mandarlo, el sistema te muestra una vista previa de cómo va a llegar el mensaje.

Si el cliente no tiene un correo registrado, no se puede enviar la notificación. Cargá su correo desde su ficha (ver la Parte 7).

7. Clientes y proveedores

7.1 Cargar un cliente

Entrá a Clientes y usá el botón de crear. También podés crear un cliente al vuelo desde el formulario de una reparación o una venta.

Campos principales:

Nombre y apellido.
Documento: elegí el tipo (documento de identidad, pasaporte, identificación fiscal, licencia de conducir, permiso de residencia u otro) y el número. Sirve para clientes de cualquier país.
Teléfono y correo electrónico.
Datos de contacto adicionales.

El correo es importante: te permite enviarle al cliente el resumen de su deuda (Parte 6) y otras notificaciones. El teléfono habilita el envío de notas por WhatsApp desde una reparación (Parte 3).

7.2 Cargar un proveedor

Los Proveedores se cargan igual que los clientes, con la diferencia de que representan a quien te provee repuestos o equipos. Según el tipo de contacto, se te pide el dato de la empresa.

7.3 La ficha del contacto

Al abrir un cliente o proveedor accedés a su ficha, que reúne su situación en un solo lugar:

Saldo de cuenta corriente: cuánto te debe (o le debés).
Accesos rápidos: con la cantidad de sus ventas, trabajos, deudas y productos. Cada uno te lleva al listado correspondiente, ya filtrado por ese contacto.

Así, antes de atender a alguien, sabés al instante su situación completa.

7.4 Verificación de correo y acceso del cliente

8. Catálogos

8.1 Servicios

Para agregar un servicio: usá el botón de crear y ponele un nombre. Después lo podés editar o eliminar.

8.2 Estados

En Estados definís las etapas por las que pasa una orden de trabajo (por ejemplo, Recibido, En proceso, Listo, Entregado). Vos armás tu propio flujo, con los nombres que uses en tu taller.

Crear un estado: ponele un nombre y un color para reconocerlo de un vistazo en el listado de trabajos.
El color se usa en las etiquetas de estado de cada orden.

Los estados son propios de tu organización: cada taller tiene los suyos. Mantené la lista ordenada según tu proceso real de trabajo.

8.3 Marcas y modelos

En Marcas llevás el catálogo de marcas y modelos de equipos (por ejemplo, Apple iPhone 13, Samsung A52). Lo usás al cargar reparaciones, productos y ventas.

Crear una marca: cargá la marca y el modelo.
Si al cargar una reparación o un producto no encontrás la marca, la podés crear en el momento sin salir del formulario.

9. Gastos

Permisos: los gastos son información sensible, así que solo los ven y cargan el Dueño y los Administradores. Un Miembro no tiene acceso a esta sección.

9.1 Registrar un gasto

Entrá a Gastos y usá el botón de crear.

Campos:

Categoría: la que elijas de tu lista de categorías. Cada organización arma su propia lista; si te falta una, la podés crear en el momento desde el mismo formulario (botón +).
Monto y moneda.
Descripción (opcional), para dejar una nota de qué fue.

El gasto queda registrado con la fecha del día en que lo cargás.

9.2 Filtrar los gastos

El listado te deja filtrar por categoría y por fecha, para analizar en qué se va el dinero del taller y comparar períodos. El total del período se ve arriba del listado.

9.3 Gestionar las categorías

Una organización nueva empieza sin categorías. La primera vez, el formulario te sugiere algunas comunes para arrancar más rápido.

10. Configuración

En Configuración administrás tanto tu cuenta personal como los datos y el equipo de tu organización. Se accede desde el menú, en la sección Configuración, y está dividida en varias pantallas.

10.1 Mis datos

En Mis datos editás tu perfil: tu nombre, tu foto (avatar) y tus datos de contacto. Es tu información personal como usuario, no la del taller (esa se edita en Negocio, ver 10.5).

10.2 Seguridad y verificación en dos pasos

En Seguridad protegés tu cuenta:

Cambiar la contraseña: definís una nueva contraseña (recordá los requisitos: 8 a 20 caracteres, con minúscula, mayúscula, número y carácter especial).
Verificación en dos pasos (2FA): suma un código extra al iniciar sesión. Hoy está disponible la verificación por correo; las opciones por aplicación de autenticación y por SMS aparecen como próximamente.

Activar la verificación en dos pasos es la mejor forma de proteger tu cuenta, sobre todo si varias personas usan el sistema.

10.3 Sesiones activas

En Sesiones ves los dispositivos donde tu cuenta tiene la sesión abierta. Si no reconocés uno, o dejaste la sesión iniciada en un equipo ajeno, podés cerrarla de forma remota desde acá.

10.4 Miembros, roles e invitaciones

En Miembros administrás el equipo de tu organización.

Invitar a alguien: enviás una invitación por correo. La persona se suma al equipo cuando la acepta.
Cambiar el rol: desde la lista de miembros ajustás el rol de cada persona entre Administrador y Miembro (al Dueño no se le cambia el rol).
Quitar a alguien del equipo.
Roles: Dueño, Administrador o Miembro (ver la Parte 1 para el detalle de qué puede hacer cada uno).

Permisos: invitar, cambiar roles y quitar miembros son acciones del Dueño de la organización.

10.5 Negocio

En Negocio editás los datos de tu organización:

Nombre y logo del taller (el logo aparece en los comprobantes).
Zona horaria: define cuál es el día de hoy del taller para los reportes y el cierre de caja. Es importante que sea la de tu ubicación real.
Bases y condiciones (garantía): el texto que se imprime en los comprobantes de reparación como condiciones del servicio.

10.6 Facturación y planes

Permisos: la facturación la administra el Dueño de la organización.

10.7 Registro de actividad

En Actividad el Dueño puede ver un registro de accesos y acciones dentro de la organización. Es una herramienta de control para saber quién entró y qué hizo.

Permisos: el registro de actividad es exclusivo del Dueño.

11. Planes y límites

Vinedem funciona con distintos planes. Cada uno habilita más funciones y límites más altos. Cambiás de plan cuando quieras desde Facturación.

11.1 Los planes disponibles

Gratis: para empezar. Incluye lo esencial para operar el taller, con límites más bajos (por ejemplo, en cantidad de productos y de fotos).
Estándar: para talleres en marcha. Sube los límites y habilita funciones pensadas para el día a día.
Premium: sin las limitaciones de los planes anteriores. Pensado para talleres con más volumen que necesitan trabajar sin topes.

El detalle exacto de precios y de qué incluye cada plan lo ves en la pantalla de precios y en Facturación, siempre actualizado.

11.2 Qué pasa al llegar a un límite

11.3 Mejorar, cambiar o cancelar el plan

Mejorar el plan: desde Facturación o desde el aviso que aparece cuando llegás a un límite. Vas al pago seguro para confirmar el cambio.
Gestionar la suscripción: desde el portal de pagos actualizás el medio de pago, cambiás de plan o cancelás.
Al cancelar: conservás el acceso hasta que termina el período que ya pagaste; después, la organización vuelve a los límites del plan gratis.

Permisos: la gestión del plan y los pagos la hace el Dueño de la organización.

12. Consejos y preguntas frecuentes

Un cierre con trucos que te hacen más ágil el día a día y respuestas a las dudas más comunes.

12.1 Trabajar con más de un taller

12.2 Búsqueda global

12.3 Idioma y apariencia

Idioma: desde el menú de tu usuario elegís entre Español, English y Français. En la web pública, el selector de idioma está junto al botón de tema.
Tema claro u oscuro: alternás con el botón de tema, según cómo te resulte más cómodo trabajar.

12.4 Preguntas frecuentes

¿Por qué un compañero no ve los Gastos? Porque tiene rol de Miembro. Los gastos solo los ven el Dueño y los Administradores. Podés cambiarle el rol desde Miembros.

¿El "hoy" de los reportes no coincide con mi día? Revisá la zona horaria de tu organización en Negocio. El cierre de caja y los reportes usan esa zona para calcular el día del taller.

¿Cómo le comparto al cliente el estado de su equipo? Podés enviarle una nota por WhatsApp desde la reparación (Parte 3) o darle acceso al portal de clientes verificando su correo (Parte 7).