Documentación de Vinedem

Este es el manual de uso de Vinedem, la plataforma para administrar tu taller de reparación de electrónica. Está organizado función por función: podés leerlo de principio a fin o saltar a la sección que necesites desde el índice de la izquierda. Desde el menú de opciones del índice podés descargar el manual completo en Markdown o en PDF.

1. Primeros pasos

Bienvenido a Vinedem, la plataforma todo en uno para administrar tu taller de reparación de electrónica: órdenes de trabajo, clientes, inventario, ventas y pagos en un solo lugar. Esta primera parte te acompaña desde crear tu cuenta hasta conocer la interfaz y entender qué puede hacer cada integrante de tu equipo.

1.1 Qué es Vinedem

Vinedem reemplaza las planillas y los cuadernos del mostrador por un sistema pensado para talleres:

• Órdenes de trabajo (Trabajos): registrás cada equipo que entra a reparación, su diagnóstico, el presupuesto, los repuestos usados y el estado en el que está.
• Inventario (Productos): controlás el stock de repuestos y accesorios, con fotos, precios y alertas de stock bajo.
• Ventas: facturás la venta de productos, con distintos medios de pago, cuotas y hasta permutas.
• Deudas (Cuenta corriente): llevás el saldo de cada cliente que te debe, con pagos parciales y planes de cuotas.
• Clientes y proveedores: una agenda con el historial completo de cada contacto.
• Reportes y cierre de caja: ves cómo va el taller día a día.

Todo queda guardado en la nube, sincronizado entre todos los dispositivos y personas de tu taller.

1.2 Crear tu cuenta y verificar el correo

Para empezar necesitás una cuenta personal. Cada persona de tu equipo tendrá la suya.

Paso a paso:

1. Entrá a la página de registro (Crear cuenta) desde la web pública.
2. Completá tu nombre y apellido, tu correo electrónico y una contraseña.
3. La contraseña debe tener entre 8 y 20 caracteres e incluir al menos una minúscula, una mayúscula, un número y un carácter especial.
4. Enviá el formulario. Vas a recibir un correo con un enlace de verificación.
5. Abrí ese correo y hacé clic en el enlace para confirmar tu cuenta.

La primera organización la podés crear aunque todavía no hayas verificado el correo. A partir de la segunda, y para seguir usando el sistema con normalidad, el sistema te va a pedir que verifiques. Si no ves el correo, revisá la carpeta de spam y usá la opción de reenviar el enlace desde la pantalla de verificación.

1.3 Crear tu primer taller (organización)

En Vinedem cada organización representa un taller o sucursal. Toda la información (trabajos, productos, ventas) vive dentro de una organización, así que lo primero es crear la tuya.

Paso a paso:

1. Al ingresar por primera vez, el sistema te lleva a crear una organización.
2. Ingresá el nombre del taller, y opcionalmente su logo, datos de contacto y zona horaria.
3. La zona horaria es importante: define cuál es el "día de hoy" del taller para los reportes y el cierre de caja. Elegí la de tu ubicación real.
4. Indicá a qué se dedica tu negocio: electrónica, indumentaria, carga de celulares, o las que hagan falta. Es obligatorio, y decide dos cosas: los tipos de producto y estados iniciales que te armamos, y qué secciones vas a ver en el menú. Un taller que no carga celulares no ve la sección de cargas; uno que solo carga no ve productos ni ventas. Lo podés cambiar cuando quieras desde Negocio.
5. Elegí las monedas con las que vas a operar. Vienen sugeridas según tu país; podés agregar más (por ejemplo dólares) o cambiarlas después en Configuración.
6. Guardá. Ya podés empezar a cargar trabajos.

No arrancás de cero. Al crear la organización te dejamos listas varias listas para que puedas empezar a trabajar enseguida, en el idioma que estés usando:

• Tipos de producto según lo que vendas (electrónica, indumentaria o las dos).
• Marcas y modelos de celulares más comunes (iPhone, Samsung, Xiaomi, Motorola y más), solo si vendés electrónica.
• Categorías de gastos habituales (Alquiler, Sueldos, Servicios, Insumos, Impuestos).
• Servicios de reparación típicos (cambio de pantalla, cambio de batería, liberación y otros).

Todo eso es tuyo: podés editarlo, borrar lo que no uses y agregar lo que falte desde Catálogos.

Las monedas importan desde el primer momento: son las que aparecen para elegir en ventas, órdenes, gastos y cuentas corrientes. Si no configurás ninguna, esos formularios no te van a dejar registrar montos hasta que agregues una.

Podés tener más de una organización con la misma cuenta (por ejemplo, dos sucursales) y cambiar entre ellas cuando quieras. Ver "Cambiar de organización" en la sección de la interfaz.

1.4 Iniciar sesión y recuperar la contraseña

Una vez creada la cuenta, ingresás con tu correo y contraseña.

• Iniciar sesión: ingresá tu correo y contraseña en la pantalla de acceso.
• Olvidé mi contraseña: hacé clic en la opción correspondiente, ingresá tu correo y vas a recibir un enlace para definir una nueva contraseña. El enlace vence por seguridad, así que usalo apenas llegue.
• Cambiar la contraseña estando dentro: se hace desde Configuración, en la sección de Seguridad (ver Parte 10).

Si activaste la verificación en dos pasos, después de la contraseña te van a pedir un código adicional. Ver "Seguridad y verificación en dos pasos" en la Parte 10.

1.5 Un recorrido por la interfaz

Cuando entrás al sistema vas a encontrar siempre los mismos elementos:

• Barra lateral (menú): a la izquierda. Contiene los accesos a cada función: Inicio, Trabajos, Productos, Ventas, Gastos, Deudas, Clientes, Proveedores y, dentro de "Catálogos", las listas que mantenés vos (Servicios, Estados, Marcas, Tipos de producto, Categorías de gastos). Más abajo está Configuración.
• Barra lateral colapsable: podés contraer la barra a solo íconos para ganar espacio, con el botón de la flecha. Al pasar el mouse por un ícono aparece su nombre.
• Selector de organización: en la parte superior de la barra lateral. Si tenés más de un taller, desde ahí cambiás de uno a otro.
• Búsqueda global: con el atajo de teclado Cmd+K (Mac) o Ctrl+K (Windows) abrís un buscador que encuentra clientes y proveedores, productos, ventas y trabajos sin importar en qué pantalla estés.
• Idioma y tema: en el menú de tu usuario podés cambiar el idioma (Español, English, Français) y alternar entre tema claro y oscuro. En la web pública, el selector de idioma está junto al botón de tema.
• Documentación: el acceso a este manual está al pie de la barra lateral.

1.6 Roles y permisos

Cada persona que forma parte de una organización tiene un rol que define qué puede hacer. Hay tres roles:

• Owner (Dueño): control total. Es quien creó la organización. Puede administrar la facturación, ver el registro de actividad, gestionar miembros y acceder a todo.
• Admin (Administrador): puede operar todo el taller (trabajos, ventas, productos, gastos, clientes, catálogos) y gran parte de la configuración. No administra la facturación, la gestión de miembros ni el registro de actividad, que son exclusivos del Dueño.
• Member (Miembro): puede trabajar en el día a día (cargar trabajos, ventas, clientes), pero no ve los Gastos ni ciertas secciones sensibles.

A lo largo del manual, cuando una función esté limitada a ciertos roles, lo vas a ver aclarado con una nota de "Permisos". Para invitar personas y asignarles un rol, ver "Miembros, roles e invitaciones" en la Parte 10.

2. Panel de control

El Panel de control es la pantalla de Inicio: lo primero que ves al entrar. Reúne los números clave del taller, un gráfico de ingresos, la actividad reciente y el cierre de caja del día. Es tu resumen diario de cómo va el negocio.

Permisos: las tarjetas de indicadores, el gráfico y los avisos están pensados para el Dueño y los Administradores. Un Miembro ve una versión reducida del panel, sin los montos globales del taller.

2.1 Indicadores principales

En la parte superior vas a ver un conjunto de tarjetas con los indicadores del período seleccionado. Cada tarjeta muestra un monto grande y, debajo, la variación respecto del período anterior (una flecha con el porcentaje de aumento o baja). Si no hay datos del período anterior, se indica que no hay comparación.

Las tarjetas son:

• Ventas: total facturado en ventas de productos. Al hacer clic te lleva a la sección Ventas.
• Trabajos: total facturado por órdenes de trabajo. Te lleva a Trabajos.
• Gastos: total de gastos registrados. Te lleva a Gastos.
• Ganancia de ventas: lo que realmente ganaste con las ventas de productos, no lo que facturaste. Si vendés en 250 algo que compraste en 200, la tarjeta muestra 50. Debajo del monto vas a ver el margen en porcentaje. Ojo: es solo sobre ventas, las reparaciones no entran en este número. Se explica en detalle en 2.6.
• Neto: el resultado (ingresos menos gastos) del período.
• Cuenta corriente: el saldo abierto que te deben tus clientes. Te lleva a Deudas.

El valor exacto con centavos aparece al pasar el mouse por encima del número; la tarjeta muestra el monto redondeado para que se lea bien.

Neto y Ganancia de ventas no son lo mismo, y conviene tenerlo claro porque están casi al lado. Pasá el mouse por el ⓘ de la tarjeta Neto y te lo explica: el neto es (ventas + trabajos entregados) menos los gastos, mientras que la ganancia descuenta lo que te costó la mercadería vendida. Como las compras de mercadería también se cargan como gasto, los dos números no se pueden comparar de memoria.

2.2 Filtro por fecha y moneda

Arriba del panel hay un filtro que define el período que estás mirando. Todos los indicadores y el gráfico se recalculan según lo que elijas.

• Rango de fechas: elegí desde y hasta. El sistema usa el "día de hoy" según la zona horaria de tu organización, así que el corte del día es el correcto para tu ubicación.
• Moneda: si operás con más de una moneda, elegís en cuál querés ver los totales. Solo aparecen las monedas configuradas en tu organización (Configuración > Negocio).

Los totales del panel se expresan en una moneda, así que si tu organización todavía no tiene ninguna configurada, en lugar de los indicadores vas a ver un aviso con un acceso directo para configurarlas.

2.3 Gráfico de ganancia y desgloses

Debajo de los indicadores está el gráfico de ganancia, con tres líneas: ventas, costo de la mercadería vendida y ganancia. Las tres están en la misma base, así que la línea de ganancia es exactamente la distancia entre las otras dos.

Los gastos operativos (alquiler, sueldos, marketing) no aparecen en este gráfico a propósito. Las compras de mercadería ya se cargan como gasto, así que mostrar gastos y ganancia juntos contaría el costo dos veces. Los gastos los ves en la tarjeta Gastos y en la sección Gastos.

También encontrás gráficos de desglose que reparten los totales por categoría, para entender de dónde vienen tus ingresos y gastos.

2.4 Panel operativo y actividad reciente

El panel operativo resume la cantidad de movimientos del período (por ejemplo, cantidad de ventas y de trabajos), complementando los montos con volumen.

Las tablas de actividad reciente listan los últimos movimientos del taller, para que de un vistazo sepas qué pasó sin entrar a cada sección.

2.5 Cierre de caja del día

El botón "Descargar cierre" (cierre de caja) genera el resumen del día en formato PDF listo para imprimir o archivar. Es la forma rápida de cerrar la jornada.

Paso a paso:

1. Hacé clic en "Descargar cierre" en el panel.
2. Se abre una ventana con dos reportes disponibles:
   • Ventas del día: todas las ventas registradas hoy, con su total.
   • Trabajos entregados: todas las órdenes que se marcaron como entregadas hoy.
3. Elegí el reporte que querés ver, revisalo en la vista previa y descargalo o imprimilo.

El día se calcula con la zona horaria de tu organización, así que "hoy" corresponde a la jornada real de tu taller, no a la hora del servidor.

2.6 Ganancia de ventas

La tarjeta Ganancia y el panel que está debajo responden a la pregunta que deja la tarjeta de Ventas: de todo lo que entró, ¿cuánto te quedó?

La cuenta es simple: precio de venta menos precio de compra, con los descuentos ya aplicados.

• Vendés en 250 algo que compraste en 200: la ganancia es 50.
• Si además hacés 10 de descuento: la venta queda en 240 y la ganancia es 40.

Solo se cuentan las ventas finalizadas. Las reservadas y las canceladas no entran.

El panel también te muestra cuánto de eso fue canje, como una línea debajo de Ventas. Va indentada y dice "ya descontado" a propósito: ese monto ya está restado del total de ventas, así que no hay que volver a restarlo.

Todos los descuentos bajan la ganancia, sin importar dónde los hayas puesto: el descuento por producto, el descuento general de la venta y el canje (lo que le reconociste al cliente por el equipo que entregó). Por eso una venta con un canje grande puede terminar en pérdida, y el panel te lo muestra tal cual.

Qué muestra el panel:

• Ganancia del período y su variación respecto del período anterior.
• Margen: qué porcentaje de lo vendido te quedó como ganancia.
• Ventas y costo, con una barra que muestra visualmente cuánto de lo que entró ya estaba gastado en comprar la mercadería.
• Productos más rentables: el ranking ordenado por ganancia, no por facturación. Es a propósito: el producto que más vendés y el que más te deja rara vez son el mismo, y solo uno de los dos conviene reponer.

Ventas en cuotas. Si financiás una venta, el plan (cantidad × monto) suele superar el precio del producto. Esa diferencia son intereses: es plata que ganás, pero no la generó el producto, así que la vas a ver en su propia línea y queda fuera del ranking de productos. Si no fuera así, el mismo celular vendido en cuotas parecería más rentable que vendido al contado, y no lo es.

Además, la ganancia se cuenta cuando hacés la venta, no cuando cobrás. Es lo correcto (el equipo ya salió del local y la deuda es tuya), pero para que no confundas la ganancia con la plata en caja, el panel te avisa cuánto de ese período todavía está sin cobrar, con acceso directo a Deudas.

La ganancia vale lo que valen tus precios de compra. El costo se toma del precio de compra del producto en el momento de la venta y queda congelado ahí, así que corregir el precio de un producto hoy no cambia la ganancia que ya se informó de meses anteriores. Pero si un producto se cargó sin precio de compra, esa venta aparece con 100% de margen, que casi nunca es real.

Por eso el panel avisa cuando no puede estar seguro, en lugar de disimularlo:

El panel te dice sobre cuántas ventas está calculado (por ejemplo, "Calculado sobre 38 de 52 ventas"), así sabés qué parte del negocio estás mirando antes de confiar en el número.

• Ventas que quedaron fuera: su costo está en otra moneda y no hay cotización para convertirlo. Se excluye la venta completa del cálculo (contarla a medias inflaría la ganancia) y se te informa cuántas fueron.
• Productos sin precio de compra cargado: aparecen con 100% de margen. El aviso incluye un acceso directo a Productos para completarlos.

2.7 La página Ganancias

Además del panel del Inicio, tenés una pantalla completa en Ganancias (menú lateral) con el mismo filtro de fechas (por defecto, el último mes) y de moneda.

Ahí ves lo mismo que en el panel, más:

• Todos los productos que se vendieron en el período, no solo los cinco primeros, ordenados por ganancia. Las filas que más te conviene mirar suelen estar abajo: son las que vendiste por debajo del costo.
• El detalle de cada producto: hacé clic en cualquier fila y se abre el detalle con cada venta de ese producto, cuánto costaba en ese momento, cuánto dejó, y un enlace directo a la venta.

El precio de compra que ves ahí es el que tenía el producto el día de la venta, no el de hoy. Por eso dos ventas del mismo producto pueden mostrar costos distintos: es el historial real, no una foto del presente.

El enlace a la venta va en cada línea del detalle y no en la fila del producto, porque una fila resume todas las ventas de ese producto en el período: no hay una sola venta a la que llevarte.

3. Trabajos (órdenes de reparación)

Trabajos es el corazón de Vinedem. Cada equipo que entra al taller se registra como una orden de reparación: quién es el cliente, qué equipo trajo, cuál es la falla, el diagnóstico, el presupuesto, los repuestos usados, el medio de pago y el estado en el que está. Desde el listado seguís todas las órdenes y con un clic generás el comprobante para el cliente.

3.1 El ciclo de una orden de reparación

Una orden atraviesa varias etapas, que vos definís con los Estados (ver Parte 8):

1. Ingreso: el cliente trae el equipo. Cargás la orden con el diagnóstico inicial y, si querés, un presupuesto.
2. En proceso: el técnico trabaja en el equipo. Vas actualizando el estado y sumando repuestos o servicios.
3. Listo / Presupuestado / Confirmado: según tu flujo, la orden pasa por distintos estados hasta estar lista para entregar.
4. Entregado: el cliente retira el equipo y se cierra el cobro. Si el pago quedó en cuenta corriente, se genera la deuda.

Cuando decimos "Entregado" nos referimos al estado que lleva la marca Entrega. Podés renombrarlo como lo llames en tu taller y todo lo de abajo sigue valiendo igual. Ver 8.2 Estados.

El "tipo de orden" (Pre-orden, Presupuestado, Orden confirmada) acompaña este flujo y define qué comprobante conviene imprimir en cada momento.

3.2 Crear una orden de trabajo

Para cargar un equipo nuevo, entrá a Trabajos y usá el botón de crear (Crear orden de reparación). El formulario está dividido en secciones. No hace falta completar todo de una: podés guardar con lo esencial y volver a editar más tarde.

Cliente

1. Buscá al cliente por nombre o documento.
2. Si no existe, podés crearlo en el momento sin salir del formulario.

Equipo

• Marca y modelo: buscá en tu catálogo de marcas. Si falta, la podés crear ahí mismo.
• IMEI / Nro de serie: identifica el equipo. Sirve después para buscar la orden desde el listado.
• Tipo de orden: Pre-orden, Presupuestado u Orden confirmada.

Contraseña del equipo

• Tipo de desbloqueo: Patrón o Contraseña.
• Según el tipo, ingresás el patrón o la clave. Queda guardada para que el técnico pueda acceder al equipo.

Diagnóstico

• Estado de ingreso (fallas detectadas): describí con qué problema llega el equipo (por ejemplo, no enciende, pantalla rota).
• Fallas detectadas / Observaciones: notas adicionales del diagnóstico. Estas notas después podés mostrarlas o no en el comprobante.

Planificación

• Prioridad: Baja, Media, Alta o Urgente. Sirve para ordenar el trabajo del taller.
• Fecha de compromiso: la fecha en la que te comprometés a entregar. En el listado se resalta si está vencida.

Servicios realizados

• Dejá registrados los servicios que le hacés al equipo, eligiéndolos de tu catálogo de Servicios o cargándolos a mano, cada uno con su precio. Son el detalle de la mano de obra de la orden.

Productos consumidos

• Agregá los repuestos que se usan en la reparación. Al agregarlos, se descuentan del stock de Productos. Podés buscar un producto arriba y agregar varios a la vez.

Descuento

• Tipo de descuento: Porcentaje o Monto.
• El descuento en porcentaje se aplica solo sobre la base (precio más recargo), no sobre los productos consumidos. Con Monto podés hacer un descuento personalizado que cubra lo que quieras.

Medio de pago y totales

• Medio de pago: Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Cuenta corriente. Ver 3.3.
• El Resumen de la derecha va calculando el total en vivo (precio + recargo + productos − descuento − seña) para que sepas cuánto cobrar.

Al finalizar, el botón guarda la orden (Crear orden de reparación). Podés cancelar en cualquier momento sin perder lo que ya tenías guardado.

3.3 Medios de pago y plan de cuotas (cuenta corriente)

Si el cliente no paga todo al contado, elegís Cuenta corriente como medio de pago y armás un plan de cuotas.

• Cantidad de cuotas y monto por cuota: con estos dos datos el sistema calcula el total a pagar.
• El plan debe ser mayor o igual al total del trabajo (precio + recargo + productos − descuento − seña). Si el plan no cubre el total, el sistema te avisa antes de guardar.
• Cuando la orden se marca como Entregado, se genera automáticamente una deuda en la cuenta corriente del cliente por el total del plan. A partir de ahí la seguís desde Deudas (ver Parte 6).

Si cambiás el medio de pago de Cuenta corriente a otro, el plan de cuotas se elimina. El sistema te lo confirma antes de hacerlo.

3.4 El listado de trabajos y sus filtros

El listado muestra todas las órdenes, las más nuevas primero. Arriba tenés la búsqueda y una barra de filtros.

• Buscar: por número de orden (el que figura en el comprobante) o por una parte del IMEI.
• Filtros disponibles:
  • Prioridad: Baja, Media, Alta, Urgente.
  • Estado: cualquiera de tus estados.
  • Medio de pago.
  • Tipo de orden: Pre-orden, Presupuestado, Orden confirmada.
  • Productos: con productos o sin productos consumidos.
  • Rangos de fecha: de ingreso (Entrada), de Compromiso y de Entrega, cada uno por separado.
  • Cliente y Marca.
• Cada filtro activo aparece como una etiqueta debajo de la fila, con su propia ✕ para quitarlo. Cuando hay más de uno, se suma un botón Limpiar filtros que los borra todos de una vez.

Los valores de prioridad, medio de pago y tipo de orden se muestran en tu idioma, pero por dentro se guardan siempre igual, así que filtrar y comparar funciona sin importar el idioma que uses. Los estados son distintos: son tu propia lista, creada en el idioma de quien armó la organización, y se muestran a todos tal como vos los nombraste.

3.5 Ediciones rápidas desde el listado

Sin entrar al detalle, desde la misma fila del listado podés cambiar algunas cosas al vuelo:

• Estado: cambiás la etapa de la orden con el selector de la fila.
• Medio de pago: lo ajustás directamente (salvo que ya esté Entregado, donde queda fijo).
• Fecha de compromiso: la editás desde la fila. Si la fecha ya pasó y la orden no está entregada, se marca como vencida.

3.6 La página de detalle

Al abrir una orden (Ver detalle) accedés a toda su información en una sola pantalla:

• Encabezado: cliente, estado, prioridad, tipo de orden y medio de pago.
• Desglose del dinero: precio, recargo, descuento, seña, productos y total, para que veas cómo se compone el monto.
• Productos agregados y Servicios realizados: el detalle de lo consumido.
• Personas asignadas: quién recibió el equipo, el técnico responsable y quién creó la orden.
• Notas: el historial de notas de la orden (ver 3.9).

Desde el detalle también podés editar la orden, imprimir comprobantes, agregar productos y eliminarla.

3.7 Entregar una orden

Marcar una orden como Entregado es el paso de cierre. El sistema valida que estén los datos necesarios para cobrar:

• Que tenga medio de pago.
• Que tenga precio y moneda.
• Si hay productos en otra moneda, que se haya aplicado el tipo de cambio (conversión).

Si algo falta, el sistema te lo indica y no deja entregar hasta completarlo. Al confirmar la entrega, si el medio de pago es Cuenta corriente, se genera la deuda correspondiente.

3.8 Comprobantes e impresión

Con un clic generás el comprobante de la orden en PDF, listo para imprimir o compartir. En el encabezado del comprobante elegís el tamaño o tipo:

• Ticket: la tira angosta para impresora térmica del mostrador. Incluye lo esencial: número, fecha, cliente, falla, sucursal y contraseña.
• Pre-orden: el comprobante de ingreso con el estado del equipo.
• Presupuesto: el documento con el diagnóstico y las fallas detectadas.
• Orden confirmada: el comprobante final con las observaciones.

Los comprobantes A4 incluyen el código de seguimiento para que el cliente consulte el estado por su cuenta (ver 3.9), los datos del equipo, el detalle de precios, las bases y condiciones (la garantía que definís en la configuración del taller), el espacio para firmas y un talón desprendible para el cliente. También podés imprimir varias órdenes juntas.

Varias órdenes en una sola hoja. Marcá las casillas de las órdenes que quieras en el listado y usá Estado de las órdenes: obtenés un PDF con todas juntas, una fila por equipo con el código de seguimiento, la marca y modelo, el IMEI y el estado actual. Es lo que le mandás al cliente que dejó varios equipos para que vea cómo va cada uno. El encabezado muestra los datos del cliente sólo cuando todas las órdenes marcadas son suyas.

3.9 Que el cliente siga su reparación solo

Cada orden tiene un código de seguimiento propio, que se imprime en el comprobante A4. Con ese código el cliente entra a la página pública de consulta y ve en qué estado está su equipo, sin llamar al taller y sin necesitar una cuenta.

Desde el listado o desde el detalle de la orden, la acción Compartir con el cliente copia un enlace ya armado con ese código. Se lo pasás por WhatsApp y, al abrirlo, el cliente ve el estado directamente.

• El código identifica una sola orden. No hace falta que el cliente tenga correo cargado.
• El enlace no lleva datos personales, así que se puede reenviar sin exponer el correo del cliente.
• Órdenes anteriores a esta función no tienen el código impreso en su comprobante. Esos clientes pueden consultar con su correo y el número de orden, que sigue funcionando.

3.10 Enviar notas al cliente por WhatsApp

Desde la orden podés dejar notas y enviárselas al cliente por WhatsApp (por ejemplo, avisar que el equipo está listo). El sistema arma el mensaje con el número de orden, el equipo y el texto de la nota, y abre WhatsApp con todo cargado para que solo tengas que enviar.

3.11 Editar y eliminar

• Editar: desde el listado o el detalle, cambiás cualquier dato de la orden.
• Eliminar: quita la orden. Al eliminar una orden que tenía productos, el stock de esos productos se restaura automáticamente.

4. Productos e inventario

En Productos administrás tu inventario: repuestos, accesorios y equipos. Controlás el stock, los precios de compra y venta, las fotos y recibís alertas cuando algo se está por agotar. El stock se descuenta solo cuando usás un producto en una reparación o lo vendés.

4.1 Cargar un producto

Para agregar un producto entrá a Productos y usá el botón de crear.

Campos principales:

• Marca y modelo: desde tu catálogo de marcas. Si falta, la creás en el momento. Con este y los demás datos, el sistema arma el nombre con el que ves el producto en la lista (no se carga un nombre a mano).
• Tipo: la categoría del producto, tomada de tu propia lista de tipos de producto. El tipo también decide qué campos extra te muestra el formulario. Si el que necesitás no está, lo creás en el momento sin salir de acá.
• Condición: Nuevo, Usado como nuevo o Usado.
• Stock: cantidad disponible.
• Precio de compra y precio de venta, con su moneda.
• Datos opcionales: color, IMEI o número de serie, y una descripción u observaciones.
• Según el tipo elegido: si el tipo tiene activada la sección de electrónica vas a ver almacenamiento, memoria RAM, red y porcentaje de batería (0 a 100); si tiene activada la de indumentaria, vas a ver talle, género y material. Ver 8.4 Tipos de producto.

El precio de compra te sirve para calcular tu ganancia; el de venta es el que se usa al vender o al sumar el producto a una reparación.

4.2 Fotos del producto

Podés subir fotos para reconocer el producto de un vistazo y mostrarlo en la lista de precios.

• Subí una o varias imágenes desde el formulario del producto.
• La cantidad de fotos que podés guardar depende de tu plan (ver la Parte 11).

Mientras la foto se sube vas a ver un indicador de progreso. Esperá a que termine antes de guardar.

4.3 Editar y ajustar el stock

• Editar: desde la lista o el detalle del producto cambiás cualquier dato (precio, condición, fotos, etc.).
• Stock: se actualiza automáticamente cuando vendés o usás el producto en una reparación, y se restaura si eliminás esa venta o esa orden. También lo podés ajustar a mano editando el producto (por ejemplo, tras un recuento de inventario).

4.4 Detalle del producto e imprimir etiqueta

Al abrir un producto ves toda su información en una pantalla. Desde ahí podés editarlo, ver sus fotos e imprimir una etiqueta para pegar en el estante o en el equipo, con los datos clave del producto.

4.5 Exportar la lista de precios

Podés exportar tu inventario a Excel para compartirlo o trabajarlo por fuera.

Paso a paso:

1. En Productos, abrí la opción de lista de precios.
2. Elegí el tipo de lista:
   • Editable: ideal para ajustar precios para un cliente puntual.
   • De referencia, para consultar.
3. Descargá el Excel.

La exportación se limita a una cantidad máxima de productos. Si tenés más, aplicá filtros para acotar la selección antes de exportar; el sistema te avisa cuando la lista quedó recortada.

4.6 Unidades en preparación

A veces tenés un equipo pero todavía no lo podés vender: lo tomaste como parte de pago en una venta y necesita una reparación antes de salir a la góndola. Para eso está Unidades en preparación.

Al cargar o editar un producto, además del stock (lo que sí podés vender) ponés cuántas unidades en preparación tenés, y una nota corta con lo que están esperando: "necesita pantalla", "falta batería".

Los dos números conviven. Podés tener tres equipos de un modelo en la góndola y un cuarto guardado esperando repuesto.

• En el listado la columna de disponibilidad muestra las dos cosas: el stock a la venta y, al lado, las unidades en preparación. Pasando el mouse por encima ves la nota.
• Arriba del listado aparece un aviso con todo lo que tenés en preparación, con la nota de cada uno.
• Las unidades en preparación nunca se venden ni se usan en una reparación: solo se descuenta el stock a la venta.
• Un producto cuyas unidades están todas en preparación no aparece en stock bajo, porque no hay nada que reponer: lo tenés, solo que todavía no está listo.

Ponerlo a la venta: cuando la reparación está hecha, desde el menú del producto (en el listado o en su ficha) elegís Poner a la venta. Te pregunta cuántas unidades pasás a la venta y, si el producto todavía no tiene precio de venta, te lo pide ahí mismo. Las unidades se suman al stock que ya tenías.

Una permuta se carga con lo que valía contra la venta, no con lo que la vas a vender. Por eso, al ponerla a la venta, el sistema te pide el precio: si no, quedaría publicada en cero.

4.7 Buscar, filtrar y stock bajo

• Buscar: encontrá un producto rápidamente escribiendo en el buscador.
• Filtros: por marca, condición, tipo, disponibilidad de stock y estado (activos, archivados o todos), para acotar la lista.
• Stock bajo: el sistema resalta los productos que se están por agotar, para que sepas qué reponer.

4.8 Archivar un producto

Cuando un producto deja de formar parte de lo que vendés (se agotó y no lo reponés, o simplemente ya no lo trabajás), podés archivarlo. No se borra: las ventas y reparaciones que lo tienen adentro siguen intactas, y el producto se puede seguir buscando.

Archivás desde el menú del producto, tanto en el listado como en su ficha. Ese mismo menú te ofrece Restaurar cuando el producto ya está archivado.

• El producto desaparece del listado por defecto, y también del aviso de stock bajo y del de unidades en preparación.
• No se puede vender ni usar en una reparación mientras esté archivado. Si lo intentás, el sistema te avisa.
• Para volver a verlo, usá el filtro de estado: Archivados muestra solo los archivados, y Todos muestra los archivados junto a los activos.
• Un producto archivado lleva el cartel Archivado. Pasando el mouse por encima ves la fecha en que lo archivaste.

Borrar y archivar no son lo mismo. Borrar solo tiene sentido cuando cargaste el producto por error; si alguna vez lo vendiste, archivalo.

5. Ventas

En Ventas registrás la venta de productos: elegís los artículos, aplicás descuentos o recargos, definís el medio de pago (incluso en cuotas o con permuta) y generás el comprobante. Cada venta descuenta el stock de los productos y, si queda en cuenta corriente, genera la deuda del cliente.

5.1 Crear una venta

Entrá a Ventas y usá el botón de nueva venta.

Paso a paso:

1. Elegí el cliente (buscalo o crealo en el momento). Toda venta se asocia a un cliente.
2. Agregá los productos: buscalos y definí la cantidad de cada uno. El subtotal se calcula solo.
3. Ajustá descuentos, recargos, medio de pago y moneda según haga falta.
4. Revisá el resumen de la derecha, que muestra el total en vivo.
5. Confirmá la venta.

La venta queda en estado Reservado. Desde ahí la podés editar, finalizar o cancelar (ver 5.7 y 5.8).

5.2 Permuta (canje)

Si el cliente entrega un equipo como parte de pago, lo cargás como permuta. El valor del equipo recibido se descuenta del total de la venta, así solo cobrás la diferencia.

5.3 Descuentos y recargos

• Descuento: por porcentaje o por monto fijo.
• Recargo: por ejemplo, un interés por pago en cuotas.

El resumen recalcula el total cada vez que cambiás uno de estos valores.

5.4 Medios de pago y pagos combinados

Elegís cómo paga el cliente: Efectivo, Transferencia, Tarjeta (crédito o débito), Cuenta corriente u Otro.

También podés combinar medios de pago en una misma venta (por ejemplo, una parte en efectivo y otra en cuenta corriente). El sistema controla que la suma de los pagos cubra el total.

5.5 Cuenta corriente y plan de cuotas

Si una parte queda en cuenta corriente, armás un plan indicando la cantidad de cuotas y el monto por cuota. La deuda del cliente se genera cuando finalizás la venta (ver 5.8), y desde ahí la seguís en Deudas (ver la Parte 6).

El total a pagar entre efectivo y cuenta corriente tiene que ser igual o mayor al total de la venta. Si falta cubrir una parte, el sistema te avisa antes de guardar.

5.6 Moneda y tipo de cambio

Si operás con más de una moneda, elegís en cuál se hace la venta. Cuando hay productos o pagos en otra moneda, aplicás el tipo de cambio para convertir y que los totales cierren.

5.7 Detalle, edición y comprobante

• Detalle: abrís la venta para ver los productos, los pagos y el total.
• Editar: cambiás los datos de la venta mientras esté en estado Reservado. Una vez finalizada o cancelada, queda fija.
• Comprobante: generás el comprobante de la venta en PDF, listo para imprimir o compartir.

5.8 Finalizar o cancelar una venta

Una venta nace en estado Reservado. Desde ahí:

• Finalizarla: se cierra el cobro. Si había una parte en cuenta corriente, en ese momento se genera la deuda del cliente.
• Cancelarla: se revierte y el stock de los productos vuelve a su lugar.

Una vez finalizada o cancelada, la venta queda fija.

6. Deudas (cuenta corriente)

En Deudas llevás la cuenta corriente de cada cliente: cuánto te debe, qué pagos hizo y qué saldo queda. Registrás pagos parciales o totales, armás planes de cuotas y hasta le enviás al cliente un resumen por correo.

6.1 Cómo se generan las deudas

Una deuda aparece cuando algo queda sin pagar por completo:

• Al entregar una reparación cuyo medio de pago es cuenta corriente (ver la Parte 3).
• Al hacer una venta con una parte en cuenta corriente (ver la Parte 5).

En ambos casos la deuda se crea sola, asociada al cliente y por el monto pendiente.

6.2 El listado de deudas y sus filtros

El listado muestra las deudas de tus clientes. Por defecto ves las que están impagas, para saber quién te debe.

• Filtro pagadas / impagas: cambiás entre deudas abiertas y saldadas.
• Otros filtros te ayudan a encontrar la deuda de un cliente puntual.

6.3 Registrar un pago

Cuando el cliente te paga, registrás el pago sobre su deuda.

Paso a paso:

1. Abrí la deuda del cliente.
2. Ingresá el monto que pagó (puede ser el total o una parte).
3. Confirmá. El saldo se actualiza al instante.

Podés registrar pagos parciales: el saldo va bajando con cada pago hasta llegar a cero.

6.4 Planes de cuotas

Cuando la deuda tiene un plan, ves la cantidad de cuotas y el monto por cuota. El sistema controla que el total sea igual a cuotas por monto por cuota, así el plan siempre cubre la deuda.

6.5 Archivar una deuda saldada

Cuando una deuda queda en cero, podés archivarla para sacarla de la lista de deudas abiertas sin perder el historial. Al registrar el pago que salda la deuda, el sistema te ofrece archivarla en un solo paso.

Si más adelante anulás un pago, el importe se re-acredita en la deuda y, si correspondía, se le quita la marca de saldada.

6.6 Enviar el resumen al cliente por correo

Podés enviarle al cliente un correo con el detalle de su deuda. Antes de mandarlo, el sistema te muestra una vista previa de cómo va a llegar el mensaje.

Si el cliente no tiene un correo registrado, no se puede enviar la notificación. Cargá su correo desde su ficha (ver la Parte 7).

7. Clientes y proveedores

Vinedem lleva una agenda de contactos dividida en dos: Clientes (a quién le reparás o vendés) y Proveedores (a quién le comprás). Cada contacto guarda su historial completo: reparaciones, ventas y cuenta corriente.

7.1 Cargar un cliente

Entrá a Clientes y usá el botón de crear. También podés crear un cliente al vuelo desde el formulario de una reparación o una venta.

Campos principales:

• Nombre y apellido.
• Documento: elegí el tipo (documento de identidad, pasaporte, identificación fiscal, licencia de conducir, permiso de residencia u otro) y el número. Sirve para clientes de cualquier país.
• Teléfono y correo electrónico.
• Datos de contacto adicionales.

El correo es importante: te permite enviarle al cliente el resumen de su deuda (Parte 6) y otras notificaciones. El teléfono habilita el envío de notas por WhatsApp desde una reparación (Parte 3).

7.2 Cargar un proveedor

Los Proveedores se cargan igual que los clientes, con la diferencia de que representan a quien te provee repuestos o equipos. Según el tipo de contacto, se te pide el dato de la empresa.

7.3 La ficha del contacto

Al abrir un cliente o proveedor accedés a su ficha, que reúne su situación en un solo lugar:

• Saldo de cuenta corriente: cuánto te debe (o le debés).
• Accesos rápidos: con la cantidad de sus ventas, trabajos, deudas y productos. Cada uno te lleva al listado correspondiente, ya filtrado por ese contacto.

Así, antes de atender a alguien, sabés al instante su situación completa.

7.4 Verificación de correo y acceso del cliente

Podés enviarle al cliente un enlace para verificar su correo, y también gestionar el restablecimiento de su contraseña. Esto habilita el acceso del cliente a su información desde el portal de clientes, para que pueda consultar el estado de su equipo por su cuenta.

8. Catálogos

Los catálogos son las listas que usás una y otra vez al cargar trabajos y ventas: los servicios que ofrecés, los estados por los que pasa una reparación, las marcas de equipos y los tipos de producto. Tenerlos bien armados hace que cargar todo lo demás sea mucho más rápido. Los encontrás dentro de "Catálogos" en el menú.

8.1 Servicios

En Servicios armás el catálogo de trabajos que ofrecés (por ejemplo, cambio de pantalla, cambio de batería, liberación). Al cargar una reparación elegís servicios de esta lista y les ponés el precio en ese momento, así no tenés que escribir lo mismo cada vez.

Para agregar un servicio: usá el botón de crear y ponele un nombre. Después lo podés editar o eliminar.

La lista ya viene con cinco servicios habituales de reparación. Editalos, borrá los que no ofrezcas y agregá los tuyos.

8.2 Estados

En Estados definís las etapas por las que pasa una orden de trabajo (por ejemplo, Recibido, En proceso, Listo, Entregado). Vos armás tu propio flujo, con los nombres que uses en tu taller.

• Crear un estado: ponele un nombre y un color para reconocerlo de un vistazo en el listado de trabajos.
• El color se usa en las etiquetas de estado de cada orden.

Los estados son propios de tu organización: cada taller tiene los suyos. Mantené la lista ordenada según tu proceso real de trabajo.

El estado de entrega

Uno de tus estados lleva la marca Entrega (la ves como una etiqueta verde en el listado). Es el estado que cierra la orden, y hace cuatro cosas a la vez:

• registra la fecha de entrega,
• genera la deuda en la cuenta corriente del cliente si el pago quedó en cuenta corriente,
• bloquea la orden para que no se siga editando,
• y la suma a los ingresos del panel.

Tres cosas que conviene saber:

• Podés renombrarlo tranquilo. El comportamiento sigue a la marca, no al texto. Si preferís llamarlo "Retirado" o "Cerrado", cambiale el nombre y todo sigue funcionando igual.
• Solo un estado puede tener la marca. Si se la asignás a otro, se la saca al que la tenía. Ojo: las órdenes que ya estaban en el estado anterior dejan de contarse como entregadas: vuelven a ser editables y salen de los ingresos del panel.
• No se puede eliminar. Si querés sacarlo, primero marcá otro estado como estado de entrega.

8.3 Marcas y modelos

En Marcas llevás el catálogo de marcas y modelos de equipos (por ejemplo, iPhone 15 Pro, Samsung Galaxy A54). Lo usás al cargar reparaciones, productos y ventas.

• Crear una marca: cargá la marca y el modelo.
• Si al cargar una reparación o un producto no encontrás la marca, la podés crear en el momento sin salir del formulario.

Si al crear la organización indicaste que vendés electrónica, la lista ya viene cargada con los modelos más comunes de iPhone, Samsung, Xiaomi, Motorola y otras marcas. Borrá los que no trabajes y agregá los que falten.

8.4 Tipos de producto

En Tipos de producto definís las categorías de lo que vendés (por ejemplo, Celulares, Accesorios, Repuestos, Indumentaria). Cada producto tiene que pertenecer a un tipo, y el tipo hace algo más que clasificar: decide qué campos aparecen en el formulario del producto.

Cada tipo tiene dos secciones que podés activar o desactivar:

• Electrónica: muestra almacenamiento, memoria RAM, red y nivel de batería. Activala para celulares, computadoras, consolas y equipos en general.
• Indumentaria: muestra talle, género y material. Activala si vendés ropa.

Podés activar las dos, una sola o ninguna. Un tipo sin secciones extra solo muestra los campos básicos (marca, condición, precios, stock, color, IMEI o código, fotos).

Los tipos que ves al empezar dependen de lo que respondiste al crear la organización. Si elegiste las dos opciones, se combinan las dos listas. Podés agregar, editar o eliminar los que quieras.

Para crear un tipo: ponele un nombre y elegí las secciones. Mientras marcás las opciones, a la derecha vas viendo una vista previa del formulario tal como le va a quedar a ese producto, así sabés qué vas a obtener antes de guardar.

Si al cargar un producto no encontrás el tipo que necesitás, lo podés crear en el momento desde el mismo formulario, sin perder lo que ya escribiste.

Desactivar una sección no borra nada. Si un tipo ya tiene productos cargados y le sacás una sección, esos datos dejan de mostrarse pero quedan guardados: si volvés a activarla, reaparecen tal cual estaban.

Un tipo que ya está en uso no se puede eliminar. Primero tenés que reasignar esos productos a otro tipo.

El color no depende del tipo: se muestra siempre, porque tanto un celular como una remera tienen color.

9. Gastos

En Gastos registrás lo que gasta el taller: alquiler, sueldos, compra de repuestos, gastos operativos y demás. Sumados a las ventas y reparaciones, los gastos te dan el resultado real del negocio, que ves reflejado en el panel (Parte 2).

Permisos: los gastos son información sensible, así que solo los ven y cargan el Dueño y los Administradores. Un Miembro no tiene acceso a esta sección.

9.1 Registrar un gasto

Entrá a Gastos y usá el botón de crear.

Campos:

• Categoría: la que elijas de tu lista de categorías. Cada organización arma su propia lista; si te falta una, la podés crear en el momento desde el mismo formulario (botón +).
• Monto y moneda.
• Descripción (opcional), para dejar una nota de qué fue.

El gasto queda registrado con la fecha del día en que lo cargás.

9.2 Filtrar los gastos

El listado te deja filtrar por categoría y por fecha, para analizar en qué se va el dinero del taller y comparar períodos. El total del período se ve arriba del listado.

9.3 Gestionar las categorías

Cada organización tiene su propia lista de categorías de gastos, que administrás desde Categorías de gastos: podés crear, renombrar y eliminar categorías. Al renombrar una, el cambio se refleja en todos los gastos que la usan. No se puede eliminar una categoría que todavía tenga gastos asociados; primero reasigná esos gastos a otra.

Una organización nueva ya viene con cinco categorías habituales (Alquiler, Sueldos, Servicios, Insumos e Impuestos) en tu idioma. Editalas, borrá las que no uses y agregá las que te falten.

Podés ver la lista aunque no tengas un plan activo; crear, editar y eliminar categorías sí requiere plan.

10. Configuración

En Configuración administrás tanto tu cuenta personal como los datos y el equipo de tu organización. Se accede desde el menú, en la sección Configuración, y está dividida en varias pantallas.

10.1 Mis datos

En Mis datos editás tu perfil: tu nombre, tu foto (avatar) y tus datos de contacto. Es tu información personal como usuario, no la del taller (esa se edita en Negocio, ver 10.5).

Tu idioma de correo. La primera vez que entrás te pedimos elegir en qué idioma querés que te escribamos. Lo usamos para los correos que te enviamos (recibos, avisos de seguridad, notificaciones). Es distinto del idioma de la aplicación, que cambiás cuando quieras desde tu menú.

10.2 Seguridad y verificación en dos pasos

En Seguridad protegés tu cuenta:

• Cambiar la contraseña: definís una nueva contraseña (recordá los requisitos: 8 a 20 caracteres, con minúscula, mayúscula, número y carácter especial).
• Verificación en dos pasos (2FA): suma un código extra al iniciar sesión. Hoy está disponible la verificación por correo; las opciones por aplicación de autenticación y por SMS aparecen como próximamente.

Activar la verificación en dos pasos es la mejor forma de proteger tu cuenta, sobre todo si varias personas usan el sistema.

10.3 Sesiones activas

En Sesiones ves los dispositivos donde tu cuenta tiene la sesión abierta. Si no reconocés uno, o dejaste la sesión iniciada en un equipo ajeno, podés cerrarla de forma remota desde acá.

10.4 Miembros, roles e invitaciones

En Miembros administrás el equipo de tu organización.

• Invitar a alguien: enviás una invitación por correo. La persona se suma al equipo cuando la acepta.
• Cambiar el rol: desde la lista de miembros ajustás el rol de cada persona entre Administrador y Miembro (al Dueño no se le cambia el rol).
• Quitar a alguien del equipo.
• Roles: Dueño, Administrador o Miembro (ver la Parte 1 para el detalle de qué puede hacer cada uno).

Permisos: invitar, cambiar roles y quitar miembros son acciones del Dueño de la organización.

10.5 Negocio

En Negocio editás los datos de tu organización:

• Nombre y logo del taller (el logo aparece en los comprobantes).
• A qué se dedica el negocio: electrónica, indumentaria, carga de celulares, o las que hagan falta. Es lo que decide qué secciones aparecen en el menú. Si comprás un generador y empezás a cargar celulares, activá Carga de celulares acá y la sección aparece; si dejás de hacerlo, desactivala y se va. Tenés que dejar al menos una marcada.
• Zona horaria: define cuál es el día de hoy del taller para los reportes y el cierre de caja. Es importante que sea la de tu ubicación real.
• Bases y condiciones (garantía): el texto que se imprime en los comprobantes de reparación como condiciones del servicio.
• Monedas: las monedas con las que trabaja tu taller. Son las que aparecen para elegir en ventas, órdenes, gastos y cuentas corrientes, así que si un desplegable de moneda aparece vacío, es acá donde las agregás. Buscá la moneda por nombre o código y agregala.

Quitar una moneda no cambia los registros que ya la usan: solo deja de ofrecerse para los nuevos.

10.6 Facturación y planes

En Facturación administrás tu suscripción: ves tu plan actual, accedés al portal de pagos (donde actualizás el medio de pago o gestionás la suscripción), consultás tus comprobantes y podés mejorar tu plan. El detalle de los planes está en la Parte 11.

Permisos: la facturación la administra el Dueño de la organización.

10.7 Registro de actividad

En Actividad el Dueño puede ver un registro de accesos y acciones dentro de la organización. Es una herramienta de control para saber quién entró y qué hizo.

Permisos: el registro de actividad es exclusivo del Dueño.

10.8 Eliminar tu cuenta

Al final de Mis datos, debajo de tu perfil, está Eliminar mi cuenta. Es la única acción que no se puede deshacer, así que antes de pedirte la contraseña el sistema te muestra exactamente qué se va a borrar: cada organización, cuántos clientes, reparaciones, recargas, productos, ventas y fotos tiene, y qué datos tuyos (sesiones, notas, comentarios) se van con ella.

Qué se elimina y qué no:

• Se eliminan las organizaciones de las que sos el único dueño, con todo lo que tienen adentro, incluidas las fotos.
• No se eliminan las organizaciones que tienen otro dueño, ni aquellas en las que solo formás parte del equipo. De esas solo se quita tu acceso: siguen funcionando para el resto.

Dos cosas pueden frenar la eliminación:

1. Una suscripción activa. Cancelala primero desde Facturación, así dejamos de cobrarte.
2. Registros que creaste en una organización que no se elimina. Pedile al dueño de esa organización que los reasigne o que te quite del equipo.

Se te pide la contraseña, no una frase de confirmación. Es lo que evita que alguien que encuentre tu sesión abierta borre tu taller. Si tenés la verificación en dos pasos activada, también te pedimos el código: una cuenta protegida para entrar tiene que estarlo igual para borrarse.

No se borra nada ese día. La eliminación queda programada para dentro de 30 días y te llega un email con un enlace para cancelarla. Durante esos 30 días:

• No vas a poder iniciar sesión. Solo el enlace del email cancela la eliminación. Tu contraseña no sirve, a propósito: si alguien más pidió la eliminación, esa persona no puede deshacerla.
• Las organizaciones de las que sos el único dueño quedan congeladas. Se siguen viendo, pero nadie puede trabajar en ellas. A los administradores de cada una les avisamos por email, con la fecha.
• Cumplido el plazo, un proceso automático borra todo. Ahí sí es definitivo.

¿Perdiste el email? Escribinos antes de que se cumplan los 30 días y lo restauramos desde el panel de soporte. Después de la fecha ya no hay nada que restaurar.

11. Planes y límites

Vinedem funciona con distintos planes. Cada uno habilita más funciones y límites más altos. Cambiás de plan cuando quieras desde Facturación.

11.1 Los planes disponibles

• Gratis: para empezar. Incluye lo esencial para operar el taller, con límites más bajos (por ejemplo, en cantidad de productos y de fotos).
• Estándar: para talleres en marcha. Sube los límites y habilita funciones pensadas para el día a día.
• Premium: sin las limitaciones de los planes anteriores. Pensado para talleres con más volumen que necesitan trabajar sin topes.

El detalle exacto de precios y de qué incluye cada plan lo ves en la pantalla de precios y en Facturación, siempre actualizado.

11.2 Qué pasa al llegar a un límite

Algunas acciones (como cargar productos o subir fotos) tienen un tope según tu plan. Cuando lo alcanzás, el sistema te avisa y te ofrece mejorar el plan para seguir. Nada de lo que ya cargaste se pierde.

11.3 Mejorar, cambiar o cancelar el plan

• Mejorar el plan: desde Facturación o desde el aviso que aparece cuando llegás a un límite. Vas al pago seguro para confirmar el cambio.
• Desde la pantalla de precios: si ya iniciaste sesión, al elegir un plan vas directo al pago seguro, sin pasar por Facturación.
• Gestionar la suscripción: desde el portal de pagos actualizás el medio de pago, cambiás de plan o cancelás.
• Al cancelar: conservás el acceso hasta que termina el período que ya pagaste; después, la organización vuelve a los límites del plan gratis.

Permisos: la gestión del plan y los pagos la hace el Dueño de la organización.

12. Carga de celulares

Si tenés un generador y cargás los celulares de tus clientes, Carga de celulares es la sección para eso. No es una reparación: el equipo entra, se carga y se devuelve, a veces en el mismo día.

El problema que resuelve no es la electricidad, es saber de quién es cada equipo. Media docena de celulares negros apagados sobre un estante son idénticos, y la discusión al momento de devolverlos siempre es la misma: ese es el mío. Por eso cada carga se registra con un número de ticket, el color a la vista, y hasta dos fotos.

12.1 Recibir un celular

Desde Carga de celulares tocás Nueva carga y cargás los datos del equipo.

Lo que sí o sí necesitás:

1. Cliente: buscalo por nombre. Si es nuevo, lo creás ahí mismo sin salir del formulario.
2. Marca y modelo: también se pueden crear en el momento.
3. Estado: arranca en el primer estado abierto (por ejemplo Pendiente), así no tenés que elegirlo equipo por equipo.

Lo que conviene cargar aunque sea opcional:

• Color: se elige de una fila de colores. Es el dato que más rápido distingue un equipo de otro cuando la pantalla está apagada.
• Ubicación: dónde lo dejaste (un estante, un cajón, una caja).
• Batería al recibir: el porcentaje con el que entró. Si el equipo está apagado no vas a poder leerlo, y está bien dejarlo vacío: eso es lo normal acá.
• Teléfono de contacto: un número distinto al del equipo. No podés llamar al celular que tenés en el mostrador, así que si el cliente puede darte otro número, pedíselo. Es opcional porque no siempre hay uno.
• Recibido por: quién lo recibió en mano. Es la persona a la que preguntarle cuando el cliente vuelve con una duda.
• Fotos: hasta dos. Son la prueba más rápida cuando alguien discute de quién es el equipo.

12.2 El número de ticket

Al guardar, el sistema le asigna a la carga un número de ticket propio (C-0001, C-0002, y así). Es el número que se lleva el cliente y el que vas a usar para encontrar el equipo después.

La numeración es por organización: dos talleres distintos pueden tener los dos su C-0001 sin pisarse.

Cuando busques en el listado, escribí el número de ticket. La búsqueda es exacta: si ponés 1 vas a encontrar el C-0001 y nada más, no todos los tickets que tengan un 1. Podés escribirlo de cualquiera de estas formas: 1, 0001 o C-0001.

12.3 Cuándo lo puede pasar a buscar

Podés registrar una fecha de retiro y, si lo acordaste, también una hora.

• La fecha no puede ser anterior a hoy: el calendario no te deja elegir un día que ya pasó.
• La hora es opcional. "Pasá mañana" es una promesa válida; si además acordaste "mañana a las 18:00", cargá la hora.
• La hora sola no se puede guardar. Primero elegí el día.

La hora es la hora de tu local, tal cual la acordaste. Se muestra igual en el listado, en el detalle y en el comprobante que se lleva el cliente.

12.4 El cobro

En la misma pantalla cargás cuánto sale el servicio:

• Precio y moneda.
• Recargo: si corresponde sumar algo.
• Seña: lo que el cliente ya te dejó.
• Descuento: podés hacerlo por monto o por porcentaje. El porcentaje se aplica sobre precio más recargo. Para que aparezca el recuadro de descuento tenés que activarlo primero.
• Medio de pago: efectivo, transferencia, tarjeta, cuenta corriente u otro.

El total se calcula solo: precio más recargo, menos descuento y menos seña. Lo ves en el listado y en el detalle, y pasando el mouse por encima se abre el desglose de cada parte.

Si el medio de pago es cuenta corriente, al entregar el equipo se genera sola la deuda del cliente (ver la Parte 6).

12.5 El listado y sus filtros

El listado te muestra los equipos que tenés y en qué estado está cada uno. Adelante de la marca vas a ver un círculo con el color del equipo.

Podés filtrar por:

• Vista: todos, solo los que siguen en el local, o solo los que nadie vino a buscar.
• Estado, cliente y marca.

Desde el listado también podés cambiarle el estado a un equipo sin abrirlo. Tocando el número de ticket se abre el detalle en una ventana, sin perder de vista la lista.

12.6 Entregar el equipo

Cuando el cliente viene a buscar el celular, le pasás la carga al estado Entregado.

Antes de cerrar, el sistema te pide el porcentaje de batería con el que sale. Es el último momento con el equipo en la mano. Si no lo podés leer o no querés registrarlo, tenés la opción de entregar sin registrarlo.

Para poder entregar hace falta que estén cargados el precio, la moneda y el medio de pago. Si falta alguno, el sistema te lo dice y no te deja avanzar: entregar el equipo cierra la operación, y no se puede cerrar sin saber cuánto se cobró y cómo.

Una vez entregado, la carga queda cerrada y no se puede seguir editando. Es historial. Por eso conviene revisar los datos antes de confirmar.

12.7 El comprobante

De cada carga podés imprimir un comprobante con el número de ticket, los datos del equipo, la fecha y hora de retiro y el importe. Es lo que se lleva el cliente para reclamarlo después.

El comprobante se puede volver a imprimir incluso después de entregar el equipo: si el cliente vuelve con un reclamo, necesitás el registro, y reimprimirlo no cambia nada.

12.8 Si tu negocio solo carga celulares

Cuando creás la organización elegís a qué se dedica. Si elegís solo carga de celulares, el sistema te arma los estados que vas a necesitar y no te carga los de reparación (Revisión, Presupuesto, En Reparación), que no te sirven de nada.

Los estados que vas a tener son: Pendiente, Cargando, Terminado, Entregado, Cancelado y Garantía.

Los nombres de los estados los podés cambiar cuando quieras desde Estados (ver la Parte 8). El sistema no se guía por el nombre sino por una marca interna, así que podés renombrar Entregado sin romper nada.

13. Consejos y preguntas frecuentes

Un cierre con trucos que te hacen más ágil el día a día y respuestas a las dudas más comunes.

13.1 Trabajar con más de un taller

Si tenés más de una sucursal o negocio, podés manejarlos como organizaciones distintas con la misma cuenta. Cambiás de una a otra desde el selector de organización, arriba en la barra lateral. Cada organización tiene su propia información (trabajos, productos, ventas), separada del resto.

13.2 Búsqueda global

Desde cualquier pantalla, con el atajo Cmd+K (Mac) o Ctrl+K (Windows) abrís el buscador global, que encuentra clientes y proveedores, productos, ventas y trabajos sin importar dónde estés. Es la forma más rápida de saltar a lo que buscás.

13.3 Idioma y apariencia

• Idioma: desde el menú de tu usuario elegís entre Español, English y Français. En la web pública, el selector de idioma está junto al botón de tema.
• Tema claro u oscuro: alternás con el botón de tema, según cómo te resulte más cómodo trabajar.

13.4 Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con el stock si elimino una reparación o cancelo una venta? El stock vuelve a su lugar: al eliminar una reparación con productos, el stock se restaura solo; y al cancelar una venta reservada, también.

¿Por qué no me deja marcar una reparación como Entregada? Porque falta algún dato para poder cobrar: el medio de pago, el precio o la moneda. El sistema te indica qué falta. Completalo y vas a poder entregar.

¿Por qué un compañero no ve los Gastos? Porque tiene rol de Miembro. Los gastos solo los ven el Dueño y los Administradores. Podés cambiarle el rol desde Miembros.

¿El "hoy" de los reportes no coincide con mi día? Revisá la zona horaria de tu organización en Negocio. El cierre de caja y los reportes usan esa zona para calcular el día del taller.

¿Cómo le comparto al cliente el estado de su equipo? Podés enviarle una nota por WhatsApp desde la reparación (Parte 3) o darle acceso al portal de clientes verificando su correo (Parte 7).