12. Recharge de téléphones

Si vous avez un générateur et que vous rechargez les téléphones de vos clients, Recharge de téléphones est la section prévue pour ça. Ce n’est pas une réparation : l’appareil entre, il se recharge, il repart, parfois dans la journée.

Le problème que ça résout n’est pas l’électricité, c’est de savoir à qui appartient chaque appareil. Une demi-douzaine de téléphones noirs éteints sur une étagère sont identiques, et la discussion au moment de les rendre est toujours la même : celui-là est à moi. C’est pour ça que chaque recharge est enregistrée avec un numéro de ticket, la couleur bien visible, et jusqu’à deux photos.

12.1 Réceptionner un téléphone

Depuis Recharge de téléphones, touchez Nouvelle recharge et renseignez les données de l’appareil.

Ce qu’il vous faut obligatoirement :

Client : cherchez-le par son nom. S’il est nouveau, vous le créez sur place sans quitter le formulaire.
Marque et modèle : ils peuvent aussi être créés sur le moment.
Statut : il démarre sur le premier statut ouvert (En attente, par exemple), pour ne pas avoir à le choisir appareil par appareil.

Ce qui est facultatif mais utile à renseigner :

Couleur : choisie dans une rangée de couleurs. Écran éteint, c’est ce qui distingue le plus vite un appareil d’un autre.
Emplacement : où vous l’avez posé (une étagère, un tiroir, une boîte).
Batterie à l’arrivée : le pourcentage à l’entrée. Si l’appareil est éteint vous ne pourrez pas le lire, et le laisser vide est normal ici.
Téléphone de contact : un numéro autre que celui de l’appareil. Vous ne pouvez pas appeler le téléphone posé sur votre comptoir, alors demandez un autre numéro si le client en a un. C’est facultatif parce que ce n’est pas toujours le cas.
Reçu par : qui l’a pris en main. C’est la personne à qui demander quand le client revient avec une question.
Photos : jusqu’à deux. C’est la preuve la plus rapide quand quelqu’un conteste à qui appartient l’appareil.

12.2 Le numéro de ticket

À l’enregistrement, le système attribue à la recharge son propre numéro de ticket (C-0001, C-0002, et ainsi de suite). C’est le numéro que le client emporte et celui que vous utiliserez pour retrouver l’appareil ensuite.

La numérotation est par organisation : deux ateliers différents peuvent avoir chacun leur C-0001 sans se gêner.

Quand vous cherchez dans la liste, tapez le numéro de ticket. La recherche est exacte : si vous tapez 1, vous trouvez le C-0001 et rien d’autre, pas tous les tickets contenant un 1. Vous pouvez l’écrire de plusieurs façons : 1, 0001 ou C-0001.

12.3 Quand il peut venir le récupérer

Vous pouvez enregistrer une date de retrait et, si vous l’avez convenue, une heure également.

La date ne peut pas être antérieure à aujourd’hui : le calendrier ne vous laisse pas choisir un jour déjà passé.
L’heure est facultative. « Repassez demain » est une promesse valable ; si vous avez aussi convenu « demain à 18h00 », renseignez l’heure.
Une heure seule ne peut pas être enregistrée. Choisissez d’abord le jour.

L’heure est celle de votre local, exactement telle que vous l’avez convenue. Elle s’affiche à l’identique dans la liste, dans le détail et sur le reçu que le client emporte.

12.4 Le montant

Sur le même écran, vous renseignez le prix du service :

Prix et devise.
Majoration : s’il y a quelque chose à ajouter.
Acompte : ce que le client vous a déjà laissé.
Remise : au choix par montant ou par pourcentage. Le pourcentage s’applique sur le prix plus la majoration. Il faut activer la remise pour que l’encadré apparaisse.
Moyen de paiement : espèces, virement, carte, compte courant ou autre.

Le total se calcule tout seul : prix plus majoration, moins la remise et moins l’acompte. Vous le voyez dans la liste et dans le détail, et en passant la souris dessus le détail de chaque élément s’ouvre.

Si le moyen de paiement est le compte courant, la remise de l’appareil crée toute seule la dette du client (voir la Partie 6).

12.5 La liste et ses filtres

La liste montre les appareils que vous détenez et l’état de chacun. Devant la marque, un rond reprend la couleur de l’appareil.

Vous pouvez filtrer par :

Vue : tout, seulement ceux encore sur place, ou seulement ceux que personne n’est venu chercher.
Statut, client et marque.

Vous pouvez aussi changer le statut d’un appareil directement depuis la liste sans l’ouvrir. En touchant le numéro de ticket, le détail s’ouvre dans une fenêtre, sans perdre la liste de vue.

12.6 Rendre l’appareil

Quand le client vient chercher son téléphone, vous passez la recharge au statut Livré.

Avant de clôturer, le système vous demande le pourcentage de batterie au départ. C’est le dernier moment avec l’appareil en main. Si vous ne pouvez pas le lire ou préférez ne pas l’enregistrer, une option permet de rendre l’appareil sans l’enregistrer.

Pour rendre un appareil, il faut que le prix, la devise et le moyen de paiement soient renseignés. S’il en manque un, le système vous le signale et ne vous laisse pas continuer : rendre l’appareil clôt l’opération, et elle ne peut pas se clore sans savoir ce qui a été facturé et comment.

Une fois livrée, la recharge est close et ne peut plus être modifiée. C’est de l’historique. D’où l’intérêt de vérifier les données avant de confirmer.

12.7 Le reçu

Pour chaque recharge, vous pouvez imprimer un reçu avec le numéro de ticket, les données de l’appareil, la date et l’heure de retrait et le montant. C’est ce que le client emporte pour le réclamer ensuite.

Le reçu peut être réimprimé même après la remise de l’appareil : si un client revient avec une réclamation, vous avez besoin de la trace, et le réimprimer ne change rien.

12.8 Si votre activité ne fait que recharger

À la création de l’organisation, vous choisissez son activité. Si vous choisissez uniquement la recharge de téléphones, le système met en place les statuts dont vous aurez besoin et laisse de côté ceux de la réparation (Diagnostic, Devis, En réparation), qui ne vous serviraient à rien.

Les statuts que vous obtenez sont : En attente, En charge, Terminé, Livré, Annulé et Garantie.

Vous pouvez renommer n’importe quel statut quand vous voulez depuis Statuts (voir la Partie 8). Le système ne se fie pas au nom mais à un marqueur interne, vous pouvez donc renommer Livré sans rien casser.