1. Premiers pas

Bienvenue sur Vinedem, la plateforme tout-en-un pour gérer votre atelier de réparation d'électronique : réparations, clients, stock, ventes et paiements au même endroit. Cette première partie vous accompagne de la création de votre compte à la découverte de l'interface, en passant par ce que chaque membre de votre équipe peut faire.

1.1 Qu'est-ce que Vinedem

Vinedem remplace les tableurs et les cahiers du comptoir par un système pensé pour les ateliers :

Réparations : enregistrez chaque appareil qui entre en réparation, son diagnostic, le devis, les pièces utilisées et l'étape où il se trouve.
Stock (Produits) : gérez le stock de pièces et d'accessoires, avec photos, prix et alertes de stock bas.
Ventes : facturez la vente de produits, avec différents moyens de paiement, versements et même reprises.
Dettes (Compte courant) : suivez le solde de chaque client qui vous doit, avec des paiements partiels et des plans de versements.
Clients et fournisseurs : un répertoire avec l'historique complet de chaque contact.
Rapports et clôture de caisse : voyez comment l'atelier avance jour après jour.

Tout est enregistré dans le cloud, synchronisé entre tous les appareils et toutes les personnes de votre atelier.

1.2 Créer votre compte et vérifier votre e-mail

Pour commencer, il vous faut un compte personnel. Chaque personne de votre équipe aura le sien.

Pas à pas :

Allez sur la page d'inscription (Créer un compte) depuis le site public.
Renseignez votre nom et prénom, votre e-mail et un mot de passe. Le fuseau horaire est rempli d’après votre navigateur ; s’il n’est pas le bon, cherchez le vôtre par ville ou par pays.
Le mot de passe doit comporter entre 8 et 20 caractères et inclure au moins une minuscule, une majuscule, un chiffre et un caractère spécial.
Envoyez le formulaire. Vous recevrez un e-mail avec un lien de vérification.
Ouvrez cet e-mail et cliquez sur le lien pour confirmer votre compte.

Avec Google : sur le même écran, Continuer avec Google crée le compte avec votre nom et votre e-mail Google, déjà vérifié, et vous emmène directement à la création de votre organisation. Il n’a pas de mot de passe : si plus tard vous voulez aussi vous connecter avec votre e-mail, ajoutez-en un depuis Sécurité (voir Partie 10).

Vous pouvez créer votre première organisation même sans avoir vérifié votre e-mail. À partir de la deuxième, et pour continuer à utiliser le système normalement, il vous demandera de vérifier. Si vous ne voyez pas l'e-mail, vérifiez le dossier spam et utilisez l'option de renvoi du lien depuis l'écran de vérification.

1.3 Créer votre premier atelier (organisation)

Sur Vinedem, chaque organisation représente un atelier ou une succursale. Toutes les informations (réparations, produits, ventes) vivent au sein d'une organisation, donc la première chose à faire est de créer la vôtre.

Pas à pas :

Lors de votre première connexion, le système vous emmène créer une organisation.
Saisissez le nom de l’atelier, et éventuellement son logo et ses coordonnées.
Vérifiez le fuseau horaire de l’entreprise : il reprend celui de votre compte, et Modifier permet d’en choisir un autre si l’atelier est ailleurs. Il est important : il définit le « aujourd’hui » de l’atelier pour les rapports et la clôture de caisse. Vous pourrez le changer plus tard dans Entreprise.
Indiquez ce que fait votre activité : électronique, vêtements, recharge de téléphones, ou celles qui s’appliquent. C’est obligatoire, et cela décide de deux choses : les types de produit et statuts de départ que nous créons, et les sections affichées dans votre menu. Un atelier qui ne recharge pas de téléphones ne voit jamais la section des recharges ; un qui ne fait que recharger ne voit ni produits ni ventes. Vous pouvez le changer à tout moment depuis Type de commerce.
Choisissez les devises avec lesquelles vous allez travailler. Une devise est suggérée selon votre pays ; vous pouvez en ajouter d’autres (des dollars, par exemple) ou les modifier plus tard dans les paramètres.
Enregistrez. Vous pouvez commencer à créer des réparations tout de suite.

Vous ne partez pas de zéro. À la création de l’organisation, nous préparons plusieurs listes pour que vous puissiez travailler tout de suite, dans la langue que vous utilisez :

Types de produit selon ce que vous vendez (électronique, vêtements, ou les deux).

Marques et modèles de téléphones les plus courants (iPhone, Samsung, Xiaomi, Motorola et d’autres), uniquement si vous vendez de l’électronique.

Catégories de dépenses usuelles (Loyer, Salaires, Charges, Fournitures, Impôts).

Services de réparation typiques (remplacement d’écran, remplacement de batterie, déblocage et autres).

Tout cela vous appartient : modifiez-le, supprimez ce que vous n’utilisez pas et ajoutez ce qui manque depuis Catalogues.

Les devises comptent dès le départ : ce sont celles proposées dans les ventes, les réparations, les dépenses et les créances. Si vous n’en configurez aucune, ces formulaires ne vous laisseront pas saisir de montants avant que vous en ajoutiez une.

Vous pouvez avoir plus d'une organisation sur le même compte (par exemple, deux succursales) et passer de l'une à l'autre quand vous voulez. Voir « Changer d'organisation » dans la section de l'interface.

1.4 Se connecter et récupérer le mot de passe

Une fois le compte créé, vous vous connectez avec votre e-mail et votre mot de passe.

Se connecter : saisissez votre e-mail et votre mot de passe sur l'écran de connexion, ou utilisez Continuer avec Google. Si vous aviez déjà un compte avec ce même e-mail vérifié, Google y est connecté ; si votre e-mail n’était pas encore vérifié, connectez-vous avec votre mot de passe puis connectez Google depuis Sécurité.
Mot de passe oublié : cliquez sur l'option correspondante, saisissez votre e-mail et vous recevrez un lien pour définir un nouveau mot de passe. Le lien expire par sécurité, alors utilisez-le dès qu'il arrive.
Changer le mot de passe une fois connecté : cela se fait depuis Configuration, dans la section Sécurité (voir Partie 10).

Si vous avez activé la vérification en deux étapes, après le mot de passe (ou Google) on vous demandera un code supplémentaire. Vous pouvez cocher Faire confiance à cet appareil pendant 30 jours pour que cet ordinateur ne le redemande pas à chaque fois. Voir « Sécurité et vérification en deux étapes » dans la Partie 10.

1.5 Un tour de l'interface

Quand vous entrez dans le système, vous retrouvez toujours les mêmes éléments :

Barre latérale (menu) : à gauche. En haut, le Menu avec les fonctions du quotidien : Accueil, Réparations, Produits, Ventes, Dépenses, Bénéfices, Achats, Dettes, Clients et Fournisseurs. Dessous, le Propriétaire et les Administrateurs ont le groupe dépliable Administration (Résumé, Exporter les données, Équipe, Rôles et permissions, Catalogues, Entreprise, Forfait et facturation et, pour le Propriétaire seulement, Activité ; voir 10.9). Tout en bas, le groupe Configuration avec vos pages personnelles : Mes données, Sécurité et Sessions. Le contenu du Menu dépend du type d’activité : Réparations, Produits, Ventes, Bénéfices et Achats apparaissent pour une activité d’électronique ou de vêtements, et Recharges pour une activité de recharge de téléphones (voir 1.3). Un Membre voit le Menu sans Dépenses, Bénéfices ni Achats, avec ses catalogues du quotidien (Services, États et Marques) dans « Catalogues », le groupe Administration avec seulement Équipe, Entreprise et Forfait et facturation (en consultation, sans rien pouvoir modifier), et le groupe Configuration.
Barre latérale repliable : vous pouvez replier la barre en icônes seules pour gagner de la place, avec le bouton en forme de flèche. En survolant une icône, son nom apparaît.
Sélecteur d'organisation : en haut de la barre latérale. Si vous avez plus d'un atelier, vous passez de l'un à l'autre à cet endroit.
Recherche globale : avec le raccourci clavier Cmd+K (Mac) ou Ctrl+K (Windows), vous ouvrez une recherche qui trouve clients et fournisseurs, produits, ventes et réparations quel que soit l'écran où vous êtes.
Langue et thème : depuis le menu de votre utilisateur, vous pouvez changer la langue (Español, English, Français) et basculer entre thème clair et sombre. Sur le site public, le sélecteur de langue se trouve à côté du bouton de thème.
Documentation : l'accès à ce manuel se trouve en bas de la barre latérale.

1.6 Rôles et permissions

Chaque personne qui fait partie d'une organisation a un rôle qui définit ce qu'elle peut faire. Il y a trois rôles :

Owner (Propriétaire) : contrôle total. C'est la personne qui a créé l'organisation. Elle peut gérer la facturation, voir le journal d'activité, gérer les membres et accéder à tout.
Admin (Administrateur) : peut gérer tout l'atelier (réparations, ventes, produits, dépenses, clients, catalogues) et une grande partie de la configuration. Il ne gère pas la facturation, la gestion des membres ni le journal d'activité, réservés au Propriétaire.
Member (Membre) : peut travailler au quotidien (créer des réparations, ventes, clients), mais ne voit pas les Dépenses ni certaines sections sensibles.

Tout au long du manuel, lorsqu'une fonction est réservée à certains rôles, vous le verrez indiqué par une note « Permissions ». Pour inviter des personnes et leur attribuer un rôle, voir « Membres, rôles et invitations » dans la Partie 10.

1.7 Installer Vinedem comme une app

Vous pouvez installer Vinedem sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone. Il s’ouvre dans sa propre fenêtre, sans la barre du navigateur, et se range avec vos autres applications (Dock, menu Démarrer ou écran d’accueil). C’est toujours le même système : vos données et votre session sont les mêmes que sur le web.

Chrome ou Edge (Windows, Mac, Linux, Android) : cliquez sur Installer l’app dans la barre du haut et confirmez. L’option est aussi dans votre menu utilisateur.
Safari sur Mac : dans la barre des menus, ouvrez Fichier et choisissez Ajouter au Dock.
iPhone ou iPad : touchez le bouton Partager du navigateur et choisissez Sur l’écran d’accueil.

Si vous ne voulez pas voir le bouton dans la barre du haut, fermez-le avec la X : l’option reste disponible dans votre menu utilisateur. Une fois l’app installée, le bouton n’apparaît plus.

Pour la désinstaller, faites comme pour toute autre application : depuis le menu de la fenêtre Vinedem elle-même dans Chrome ou Edge, en la retirant du Dock sur Mac, ou en appuyant longuement sur l’icône sur votre téléphone.

1. Premiers pas

1.1 Qu'est-ce que Vinedem

Vinedem remplace les tableurs et les cahiers du comptoir par un système pensé pour les ateliers :

Réparations : enregistrez chaque appareil qui entre en réparation, son diagnostic, le devis, les pièces utilisées et l'étape où il se trouve.
Stock (Produits) : gérez le stock de pièces et d'accessoires, avec photos, prix et alertes de stock bas.
Ventes : facturez la vente de produits, avec différents moyens de paiement, versements et même reprises.
Dettes (Compte courant) : suivez le solde de chaque client qui vous doit, avec des paiements partiels et des plans de versements.
Clients et fournisseurs : un répertoire avec l'historique complet de chaque contact.
Rapports et clôture de caisse : voyez comment l'atelier avance jour après jour.

Tout est enregistré dans le cloud, synchronisé entre tous les appareils et toutes les personnes de votre atelier.

1.2 Créer votre compte et vérifier votre e-mail

Pour commencer, il vous faut un compte personnel. Chaque personne de votre équipe aura le sien.

Pas à pas :

Allez sur la page d'inscription (Créer un compte) depuis le site public.
Renseignez votre nom et prénom, votre e-mail et un mot de passe. Le fuseau horaire est rempli d’après votre navigateur ; s’il n’est pas le bon, cherchez le vôtre par ville ou par pays.
Le mot de passe doit comporter entre 8 et 20 caractères et inclure au moins une minuscule, une majuscule, un chiffre et un caractère spécial.
Envoyez le formulaire. Vous recevrez un e-mail avec un lien de vérification.
Ouvrez cet e-mail et cliquez sur le lien pour confirmer votre compte.

Vous pouvez créer votre première organisation même sans avoir vérifié votre e-mail. À partir de la deuxième, et pour continuer à utiliser le système normalement, il vous demandera de vérifier. Si vous ne voyez pas l'e-mail, vérifiez le dossier spam et utilisez l'option de renvoi du lien depuis l'écran de vérification.

1.3 Créer votre premier atelier (organisation)

Pas à pas :

Lors de votre première connexion, le système vous emmène créer une organisation.
Saisissez le nom de l’atelier, et éventuellement son logo et ses coordonnées.
Vérifiez le fuseau horaire de l’entreprise : il reprend celui de votre compte, et Modifier permet d’en choisir un autre si l’atelier est ailleurs. Il est important : il définit le « aujourd’hui » de l’atelier pour les rapports et la clôture de caisse. Vous pourrez le changer plus tard dans Entreprise.
Indiquez ce que fait votre activité : électronique, vêtements, recharge de téléphones, ou celles qui s’appliquent. C’est obligatoire, et cela décide de deux choses : les types de produit et statuts de départ que nous créons, et les sections affichées dans votre menu. Un atelier qui ne recharge pas de téléphones ne voit jamais la section des recharges ; un qui ne fait que recharger ne voit ni produits ni ventes. Vous pouvez le changer à tout moment depuis Type de commerce.
Choisissez les devises avec lesquelles vous allez travailler. Une devise est suggérée selon votre pays ; vous pouvez en ajouter d’autres (des dollars, par exemple) ou les modifier plus tard dans les paramètres.
Enregistrez. Vous pouvez commencer à créer des réparations tout de suite.

Vous ne partez pas de zéro. À la création de l’organisation, nous préparons plusieurs listes pour que vous puissiez travailler tout de suite, dans la langue que vous utilisez :

Types de produit selon ce que vous vendez (électronique, vêtements, ou les deux).

Marques et modèles de téléphones les plus courants (iPhone, Samsung, Xiaomi, Motorola et d’autres), uniquement si vous vendez de l’électronique.

Catégories de dépenses usuelles (Loyer, Salaires, Charges, Fournitures, Impôts).

Services de réparation typiques (remplacement d’écran, remplacement de batterie, déblocage et autres).

Tout cela vous appartient : modifiez-le, supprimez ce que vous n’utilisez pas et ajoutez ce qui manque depuis Catalogues.

Les devises comptent dès le départ : ce sont celles proposées dans les ventes, les réparations, les dépenses et les créances. Si vous n’en configurez aucune, ces formulaires ne vous laisseront pas saisir de montants avant que vous en ajoutiez une.

Vous pouvez avoir plus d'une organisation sur le même compte (par exemple, deux succursales) et passer de l'une à l'autre quand vous voulez. Voir « Changer d'organisation » dans la section de l'interface.

1.4 Se connecter et récupérer le mot de passe

Une fois le compte créé, vous vous connectez avec votre e-mail et votre mot de passe.

Se connecter : saisissez votre e-mail et votre mot de passe sur l'écran de connexion, ou utilisez Continuer avec Google. Si vous aviez déjà un compte avec ce même e-mail vérifié, Google y est connecté ; si votre e-mail n’était pas encore vérifié, connectez-vous avec votre mot de passe puis connectez Google depuis Sécurité.
Mot de passe oublié : cliquez sur l'option correspondante, saisissez votre e-mail et vous recevrez un lien pour définir un nouveau mot de passe. Le lien expire par sécurité, alors utilisez-le dès qu'il arrive.
Changer le mot de passe une fois connecté : cela se fait depuis Configuration, dans la section Sécurité (voir Partie 10).

Si vous avez activé la vérification en deux étapes, après le mot de passe (ou Google) on vous demandera un code supplémentaire. Vous pouvez cocher Faire confiance à cet appareil pendant 30 jours pour que cet ordinateur ne le redemande pas à chaque fois. Voir « Sécurité et vérification en deux étapes » dans la Partie 10.

1.5 Un tour de l'interface

Quand vous entrez dans le système, vous retrouvez toujours les mêmes éléments :

Barre latérale (menu) : à gauche. En haut, le Menu avec les fonctions du quotidien : Accueil, Réparations, Produits, Ventes, Dépenses, Bénéfices, Achats, Dettes, Clients et Fournisseurs. Dessous, le Propriétaire et les Administrateurs ont le groupe dépliable Administration (Résumé, Exporter les données, Équipe, Rôles et permissions, Catalogues, Entreprise, Forfait et facturation et, pour le Propriétaire seulement, Activité ; voir 10.9). Tout en bas, le groupe Configuration avec vos pages personnelles : Mes données, Sécurité et Sessions. Le contenu du Menu dépend du type d’activité : Réparations, Produits, Ventes, Bénéfices et Achats apparaissent pour une activité d’électronique ou de vêtements, et Recharges pour une activité de recharge de téléphones (voir 1.3). Un Membre voit le Menu sans Dépenses, Bénéfices ni Achats, avec ses catalogues du quotidien (Services, États et Marques) dans « Catalogues », le groupe Administration avec seulement Équipe, Entreprise et Forfait et facturation (en consultation, sans rien pouvoir modifier), et le groupe Configuration.
Barre latérale repliable : vous pouvez replier la barre en icônes seules pour gagner de la place, avec le bouton en forme de flèche. En survolant une icône, son nom apparaît.
Sélecteur d'organisation : en haut de la barre latérale. Si vous avez plus d'un atelier, vous passez de l'un à l'autre à cet endroit.
Recherche globale : avec le raccourci clavier Cmd+K (Mac) ou Ctrl+K (Windows), vous ouvrez une recherche qui trouve clients et fournisseurs, produits, ventes et réparations quel que soit l'écran où vous êtes.
Langue et thème : depuis le menu de votre utilisateur, vous pouvez changer la langue (Español, English, Français) et basculer entre thème clair et sombre. Sur le site public, le sélecteur de langue se trouve à côté du bouton de thème.
Documentation : l'accès à ce manuel se trouve en bas de la barre latérale.

1.6 Rôles et permissions

Chaque personne qui fait partie d'une organisation a un rôle qui définit ce qu'elle peut faire. Il y a trois rôles :

Owner (Propriétaire) : contrôle total. C'est la personne qui a créé l'organisation. Elle peut gérer la facturation, voir le journal d'activité, gérer les membres et accéder à tout.
Admin (Administrateur) : peut gérer tout l'atelier (réparations, ventes, produits, dépenses, clients, catalogues) et une grande partie de la configuration. Il ne gère pas la facturation, la gestion des membres ni le journal d'activité, réservés au Propriétaire.
Member (Membre) : peut travailler au quotidien (créer des réparations, ventes, clients), mais ne voit pas les Dépenses ni certaines sections sensibles.

Tout au long du manuel, lorsqu'une fonction est réservée à certains rôles, vous le verrez indiqué par une note « Permissions ». Pour inviter des personnes et leur attribuer un rôle, voir « Membres, rôles et invitations » dans la Partie 10.

1.7 Installer Vinedem comme une app

Chrome ou Edge (Windows, Mac, Linux, Android) : cliquez sur Installer l’app dans la barre du haut et confirmez. L’option est aussi dans votre menu utilisateur.
Safari sur Mac : dans la barre des menus, ouvrez Fichier et choisissez Ajouter au Dock.
iPhone ou iPad : touchez le bouton Partager du navigateur et choisissez Sur l’écran d’accueil.

Si vous ne voulez pas voir le bouton dans la barre du haut, fermez-le avec la X : l’option reste disponible dans votre menu utilisateur. Une fois l’app installée, le bouton n’apparaît plus.

Pour la désinstaller, faites comme pour toute autre application : depuis le menu de la fenêtre Vinedem elle-même dans Chrome ou Edge, en la retirant du Dock sur Mac, ou en appuyant longuement sur l’icône sur votre téléphone.