10. Configuration

Dans Configuration, vous gérez votre compte personnel : Mes données, Sécurité et Sessions. Vous les trouvez dans le groupe Configuration de la barre latérale et dans le menu de votre avatar. Les pages de l’entreprise et de l’équipe (Entreprise, Équipe, Forfait et facturation et Activité) se trouvent dans le groupe Administration. Les Membres n’y voient qu’Équipe, Entreprise et Forfait et facturation, sans pouvoir rien modifier ; elles sont expliquées dans cette partie car elles partagent des écrans.

10.1 Mes données

Dans Mes données, vous modifiez votre profil : votre nom, votre photo (avatar) et vos coordonnées. C'est votre information personnelle en tant qu'utilisateur, pas celle de l'atelier (celle-ci se modifie dans Entreprise, voir 10.5).

Votre langue d’e-mail. À votre première visite, nous vous demandons dans quelle langue vous souhaitez que nous vous écrivions. Elle sert aux e-mails que nous vous envoyons (reçus, alertes de sécurité, notifications). Elle est distincte de la langue de l’application, que vous changez depuis votre menu quand vous voulez.

10.2 Sécurité et vérification en deux étapes

Dans Sécurité, vous protégez votre compte :

Changer le mot de passe : définissez un nouveau mot de passe (rappelez-vous les exigences : 8 à 20 caractères, avec minuscule, majuscule, chiffre et caractère spécial).
Vérification en deux étapes (2FA) : ajoute un code supplémentaire à la connexion. Vous pouvez utiliser une application d’authentification (Google Authenticator, Authy ou une autre) ou un code par e-mail ; le SMS apparaît comme à venir. Pour l’activer, nous vous demandons votre mot de passe.
Application d’authentification : scannez le code QR (ou saisissez la clé) dans l’application, entrez le premier code affiché et c’est prêt. À ce moment-là, vous recevez 10 codes de secours : chacun vous connecte une seule fois si vous perdez votre téléphone. Enregistrez-les ou téléchargez-les, car ils ne sont plus affichés ensuite. La même carte indique combien il en reste et permet de générer de nouveaux codes (les anciens ne fonctionnent plus).
À la connexion, nous demandons le code de l’application ; vous pouvez aussi utiliser un code de secours ou, si l’e-mail est activé, demander un code par e-mail. Si vous cochez Faire confiance à cet appareil pendant 30 jours, cet ordinateur ne le redemandera plus ; désactiver la vérification en deux étapes ou changer de mot de passe retire cette confiance de tous vos appareils.
Moyens de connexion : connectez ou déconnectez votre compte Google. Si vous vous connectez uniquement avec Google, la carte vous propose d’ajouter un mot de passe via un lien envoyé par e-mail ; il est nécessaire pour activer la vérification en deux étapes et pour déconnecter Google.
Chaque fois que la vérification en deux étapes est activée ou désactivée, ou que Google est connecté, nous vous prévenons par e-mail : si ce n’était pas vous, vérifiez votre sécurité tout de suite.

Activer la vérification en deux étapes est la meilleure façon de protéger votre compte, surtout si plusieurs personnes utilisent le système.

10.3 Sessions actives

Dans Sessions, vous voyez les appareils où votre compte a une session ouverte. Si vous n'en reconnaissez pas un, ou si vous avez laissé la session ouverte sur un appareil qui n'est pas le vôtre, vous pouvez la fermer à distance depuis ici.

10.4 Équipe, rôles et invitations

Dans Équipe (Administration), vous gérez les personnes de votre organisation.

Places du forfait : en haut, vous voyez combien de places de votre forfait vous utilisez, par exemple « 2 places utilisées sur 3 ». Quand vous approchez de la limite, un avertissement apparaît avec un lien vers les forfaits.
Dernier accès : le Propriétaire voit quand chaque personne est entrée pour la dernière fois.
Inviter quelqu’un : avec Inviter, vous envoyez une invitation par e-mail, avec un lien pour l’accepter. Pour rejoindre l’équipe, la personne a aussi besoin du code de l’invitation, qui n’est pas dans l’e-mail : c’est vous qui le lui transmettez (il figure dans Invitations en attente, avec un bouton pour le copier). Elle a accès dès qu’elle accepte, sans que vous ayez à l’activer.
Accepter une invitation : la personne qui rejoint sans compte complète ses informations et entre directement dans l’entreprise, déjà connectée. Elle peut aussi toucher Continuer avec Google, à condition d’utiliser le compte Google de l’adresse invitée. Si elle avait déjà un compte Vinedem, elle se connecte avec cette adresse et l’entreprise s’ouvre d’elle-même.
Invitations en attente : vous y voyez le code de chaque invitation à transmettre à la personne. Si quelqu’un ne trouve pas l’e-mail, touchez Renvoyer : un nouveau lien est envoyé et l’ancien cesse de fonctionner ; le code reste le même. Révoquer annule l’invitation.
Changer le rôle : depuis la liste, vous réglez le rôle de chaque personne sur Administrateur ou Membre (le rôle du Propriétaire ne se change pas).
Retirer quelqu’un de l’équipe.
Rôles : Propriétaire, Administrateur ou Membre. Le détail est dans Rôles et permissions (voir 10.9).

Permissions : inviter, renvoyer, changer les rôles et retirer des membres sont des actions du Propriétaire de l’organisation.

10.5 Entreprise

Dans Entreprise, vous modifiez les données de votre organisation :

Nom et logo de l'atelier (le logo apparaît sur les reçus).
Identifiant fiscal : dans l’onglet Information, tout en haut, choisissez le type (CUIT, CUIL ou DNI) et saisissez le numéro, avec ou sans tirets (chiffres uniquement : 11 pour le CUIT et le CUIL, 7 ou 8 pour le DNI). Il figure sur vos reçus et devis. Tant qu’il manque, vous voyez la mention « À compléter » et le Résumé d’Administration vous le rappelle.
Ce que fait l’activité : électronique, vêtements, recharge de téléphones, ou celles qui s’appliquent. C’est ce qui décide des sections affichées dans votre menu. Si vous achetez un générateur et commencez à recharger des téléphones, cochez Recharge de téléphones ici et la section apparaît ; décochez-la et elle disparaît. Il faut en garder au moins une cochée.
Fuseau horaire : définit le aujourd'hui de l'atelier pour les rapports et la clôture de caisse. Il est important que ce soit celui de votre emplacement réel.
Conditions générales (garantie) : le texte imprimé sur les reçus de réparation comme conditions du service.
Devises : les devises avec lesquelles votre atelier travaille. Ce sont celles proposées dans les ventes, les réparations, les dépenses et les créances ; si une liste de devises apparaît vide, c’est ici que vous les ajoutez. Recherchez la devise par nom ou par code et ajoutez-la.

Supprimer une devise ne modifie pas les enregistrements qui l’utilisent déjà : elle cesse simplement d’être proposée pour les nouveaux.

10.6 Facturation et forfaits

Dans Forfait et facturation, vous gérez votre abonnement : vous voyez votre forfait actuel, accédez au portail de paiement (où vous mettez à jour le moyen de paiement ou gérez l'abonnement), consultez vos reçus et pouvez améliorer votre forfait. Le détail des forfaits est dans la Partie 11.

Permissions : la facturation est gérée par le Propriétaire de l'organisation.

10.7 Journal d'activité

Dans Activité, le Propriétaire peut voir un journal des accès et des actions au sein de l'organisation. C'est un outil de contrôle pour savoir qui est entré et ce qu'il a fait.

Permissions : le journal d'activité est réservé au Propriétaire.

10.8 Supprimer votre compte

Dans Mes données, l’onglet Supprimer le compte (le seul endroit où elle apparaît) contient Supprimer mon compte. C’est la seule action irréversible, alors avant de vous demander votre mot de passe, le système vous montre exactement ce qui va disparaître : chaque organisation, combien de clients, de réparations, de recharges, de produits, de ventes et de photos elle contient, et quelles données vous concernant (sessions, notes, commentaires) partent avec.

Ce qui est supprimé et ce qui ne l’est pas :

Les organisations dont vous êtes le seul propriétaire sont supprimées, avec tout ce qu’elles contiennent, photos comprises.
Les organisations qui ont un autre propriétaire, ou dans lesquelles vous faites simplement partie de l’équipe, ne sont pas supprimées. Seul votre accès est retiré : elles continuent de fonctionner pour les autres.

Deux choses peuvent bloquer la suppression :

Un abonnement actif. Annulez-le d’abord depuis Facturation, pour que nous cessions de vous facturer.
Des enregistrements que vous avez créés dans une organisation qui n’est pas supprimée. Demandez au propriétaire de cette organisation de les réattribuer ou de vous retirer de l’équipe.

On vous demande votre mot de passe, pas une phrase de confirmation. C’est ce qui empêche quelqu’un qui trouve votre session ouverte d’effacer votre atelier. Si la vérification en deux étapes est activée, nous demandons aussi le code : un compte protégé à la connexion doit l’être autant à la suppression. Si votre compte n’utilise que Google et n’a pas de mot de passe, nous vous envoyons un code par e-mail à la place.

Rien n’est effacé ce jour-là. La suppression est programmée dans 30 jours et vous recevez un e-mail contenant un lien pour l’annuler. Pendant ces 30 jours :

Vous ne pouvez pas vous connecter. Seul le lien reçu par e-mail annule la suppression. Votre mot de passe ne fonctionnera pas, volontairement : si quelqu’un d’autre a demandé la suppression, cette personne ne doit pas pouvoir l’annuler.
Les organisations dont vous êtes le seul propriétaire sont gelées. Elles restent visibles, mais personne ne peut y travailler. Les administrateurs de chacune sont prévenus par e-mail, avec la date.
Le délai écoulé, un traitement automatique efface tout. À ce moment-là, c’est définitif.

Vous avez perdu l’e-mail ? Sur la page de connexion, saisissez votre e-mail et votre mot de passe : la connexion reste refusée, mais la page vous propose de vous envoyer un nouveau lien de restauration (l’ancien ne fonctionne plus). Passé les 30 jours, il n’y a plus rien à restaurer.

10.9 Administration

Le groupe Administration de la barre latérale réunit tout ce qui concerne la gestion de l’entreprise. Le Propriétaire et les Administrateurs le voient en entier. Les Membres n’y voient qu’Équipe, Entreprise et Forfait et facturation, pour consulter sans modifier ; s’ils ouvrent un autre de ces écrans, ils voient un message indiquant qu’ils n’y ont pas accès.

Résumé : l’utilisation du forfait (membres, plus produits et réparations, ou recharges si vous faites de la recharge de téléphones, avec ce qu’il vous reste ; « Sans limite » si votre forfait n’a pas de plafond et un avertissement à 80 %), une liste À surveiller (invitations en attente, identifiant fiscal manquant, forfait qui se termine bientôt ou paiement refusé) et des accès à chaque espace. D’ici, vous pouvez aussi Voir le forfait et Inviter un membre.
Exporter les données : en trois étapes, vous choisissez quoi exporter (Ventes, Réparations, Clients, Produits, Créances ou Liste de prix), la période (Ce mois-ci, Le mois dernier, 90 derniers jours, Cette année, ou Du et Au) et les filtres de cette liste, par exemple la devise, le statut, le technicien ou une fourchette de prix de vente (choisissez d’abord la devise). La ligne du bas résume ce que vous allez télécharger, et le nom du fichier reprend ces filtres. Vous pouvez le télécharger en Excel ou en CSV (pour Google Sheets, les logiciels comptables et d’autres outils). Les dates sont les jours de votre entreprise, dans son fuseau horaire. Dans Derniers téléchargements, vous pouvez relancer un téléchargement ; ils sont conservés sur cet appareil uniquement. S’il y a trop de lignes, le fichier contient les premières et nous vous le signalons.
Rôles et permissions : un tableau en lecture seule de ce que chaque rôle peut faire dans chaque espace : Peut, Lecture seule ou Non, avec des précisions comme « Sans suppression ». Bientôt, vous pourrez créer des rôles sur mesure.
Équipe, Catalogues, Entreprise, Forfait et facturation et Activité : voir 10.4 à 10.7 et la Partie 8.

Permissions : Résumé, Exporter les données et Rôles et permissions sont réservés au Propriétaire et aux Administrateurs. Activité est réservé au Propriétaire.