4. Produits et stock

Dans Produits, vous gérez votre stock : pièces, accessoires et appareils. Vous contrôlez le stock, les prix d'achat et de vente, les photos, et vous recevez des alertes quand quelque chose est sur le point de manquer. Le stock est déduit automatiquement quand vous utilisez un produit dans une réparation ou que vous le vendez.

4.1 Ajouter un produit

Pour ajouter un produit, allez dans Produits et utilisez le bouton de création.

Champs principaux :

• Marque et modèle : depuis votre catalogue de marques. Si elle manque, vous la créez sur le moment. Avec cette donnée et les autres, le système compose le nom sous lequel vous voyez le produit dans la liste (vous ne saisissez pas de nom à la main).
• Type : la catégorie du produit, issue de votre propre liste de types de produit. Le type décide aussi quels champs supplémentaires le formulaire vous affiche. Si celui dont vous avez besoin manque, vous le créez sur le moment sans quitter le formulaire.
• État : Neuf, Comme neuf ou Usagé.
• Stock : quantité disponible.
• Prix d'achat et prix de vente, avec leur devise.
• Données optionnelles : couleur, IMEI ou numéro de série, et une description ou des observations.
• Selon le type choisi : si le type a la section électronique activée, vous verrez le stockage, la mémoire RAM, le réseau et le pourcentage de batterie (0 à 100) ; s’il a vêtements activée, vous verrez la taille, le genre et la matière. Voir 8.4 Types de produit.

Le prix d'achat vous sert à calculer votre marge ; le prix de vente est celui utilisé lors de la vente ou de l'ajout du produit à une réparation.

4.2 Photos du produit

Vous pouvez téléverser des photos pour reconnaître le produit d'un coup d'œil et l'afficher dans la liste de prix.

• Téléversez une ou plusieurs images depuis le formulaire du produit.
• Le nombre de photos que vous pouvez enregistrer dépend de votre forfait (voir la Partie 11).

Pendant le téléversement de la photo, vous verrez un indicateur de progression. Attendez la fin avant d'enregistrer.

4.3 Modifier et ajuster le stock

• Modifier : depuis la liste ou le détail du produit, vous changez n'importe quelle donnée (prix, état, photos, etc.).
• Stock : il se met à jour automatiquement quand vous vendez ou utilisez le produit dans une réparation, et il est restauré si vous supprimez cette vente ou cette réparation. Vous pouvez aussi l'ajuster à la main en modifiant le produit (par exemple, après un inventaire).

4.4 Détail du produit et impression d'étiquette

En ouvrant un produit, vous voyez toute son information sur un écran. Depuis là, vous pouvez le modifier, voir ses photos et imprimer une étiquette à coller sur l'étagère ou l'appareil, avec les données clés du produit.

4.5 Exporter la liste de prix

Vous pouvez exporter votre stock vers Excel pour le partager ou le travailler à l'extérieur.

Pas à pas :

1. Dans Produits, ouvrez l'option de liste de prix.
2. Choisissez le type de liste :
   • Modifiable : idéale pour ajuster les prix pour un client précis.
   • De référence, à consulter.
3. Téléchargez l'Excel.

L'exportation est limitée à un nombre maximum de produits. Si vous en avez plus, appliquez des filtres pour affiner la sélection avant d'exporter ; le système vous prévient quand la liste a été tronquée.

4.6 Unités en préparation

Parfois vous avez un appareil sans pouvoir le vendre tout de suite : vous l’avez pris en reprise sur une vente et il a besoin d’une réparation avant de rejoindre le rayon. C’est à ça que servent les unités en préparation.

À la création ou à la modification d’un produit, en plus du stock (ce que vous pouvez vendre) vous indiquez combien d’unités sont en préparation, avec une note courte sur ce qu’elles attendent : « écran à remplacer », « batterie manquante ».

Les deux nombres coexistent. Vous pouvez avoir trois exemplaires d’un modèle en rayon et un quatrième de côté en attente d’une pièce.

• Dans la liste, la colonne de disponibilité affiche les deux : le stock en vente et, à côté, les unités en préparation. Survolez pour voir la note.
• Au-dessus de la liste, un encadré rassemble ce que vous avez en préparation. En cliquant dessus, un panneau s’ouvre à côté de la page avec la liste complète et la note de chacun.
• Les unités en préparation ne sont jamais vendues ni utilisées dans une réparation : seul le stock en vente est décompté.
• Un produit dont toutes les unités sont en préparation n’apparaît pas en stock bas, car il n’y a rien à recommander : vous l’avez, il n’est simplement pas prêt.

Le mettre en vente : une fois la réparation faite, choisissez Mettre en vente dans le menu du produit (dans la liste ou sur sa fiche). On vous demande combien d’unités passent en vente et, si le produit n’a pas encore de prix de vente, on vous le demande aussi. Les unités s’ajoutent au stock que vous aviez déjà.

Plus rapide encore : dans le panneau des unités en préparation, chaque produit a un bouton qui fait passer toutes ses unités au stock en vente en un clic. Si le produit n’a pas encore de prix, il vous le demande avant.

Une reprise est enregistrée pour ce qu’elle valait contre la vente, pas pour ce que vous allez en tirer. C’est pourquoi le système demande le prix au moment de la mise en vente : sinon elle serait publiée à zéro.

4.7 Rechercher, filtrer et stock bas

• Rechercher : trouvez un produit rapidement en tapant dans le champ de recherche.
• Filtres : par marque, état, type, disponibilité du stock et statut (actifs, archivés ou tous), pour affiner la liste.
• Stock bas : le système met en évidence les produits sur le point de manquer, pour savoir quoi réapprovisionner. L’encadré au-dessus de la liste ouvre un panneau à côté de la page, et chaque produit a un bouton + qui ajoute une unité à son stock, quand vous n’en avez réapprovisionné qu’une.

4.8 Archiver un produit

Quand un produit ne fait plus partie de ce que vous vendez (il est épuisé et vous ne le réapprovisionnez pas, ou vous ne le travaillez tout simplement plus), vous pouvez l’archiver. Rien n’est supprimé : les ventes et les réparations qui le contiennent restent intactes, et le produit reste consultable.

Vous archivez depuis le menu du produit, aussi bien dans la liste que sur sa fiche. Ce même menu propose Restaurer une fois le produit archivé.

• Le produit disparaît de la liste par défaut, ainsi que des avis de stock bas et d’unités en préparation.
• Il ne peut être ni vendu ni utilisé dans une réparation tant qu’il est archivé. Le système vous prévient si vous essayez.
• Pour le revoir, utilisez le filtre de statut : Archivés n’affiche que les produits archivés, et Tous les affiche à côté des actifs.
• Un produit archivé porte l’étiquette Archivé. Survolez-la pour voir la date à laquelle vous l’avez archivé.

Supprimer et archiver ne sont pas la même chose. Supprimer n’a de sens que si vous avez saisi le produit par erreur ; si vous l’avez vendu un jour, archivez-le.

Permissions : supprimer un produit est réservé au Propriétaire et aux Administrateurs. Un Membre ne voit pas l’option dans le menu du produit, mais peut tout de même l’archiver.

4.9 Achats de stock et budget

Dans Achats, vous voyez combien vous avez dépensé en produits sur une période et ce qu’il reste du budget du mois.

• Ce qui compte comme un achat : chaque produit ajouté avec du stock (ou avec des unités en préparation) et chaque ajout de stock, par l’ajustement rapide ou en modifiant le produit. La date, la quantité et le prix d’achat du moment sont enregistrés. Baisser le stock, vendre ou utiliser un produit dans une réparation n’est pas un achat. Si vous corrigez le prix d’achat d’un produit, l’achat avec lequel vous l’avez ajouté est corrigé aussi, s’il date du mois en cours ; les réassorts gardent leur prix et les mois précédents ne changent pas.
• Filtres : par défaut, vous voyez le mois en cours. Vous pouvez choisir une autre période et la devise : les totaux sont affichés par devise, car ils ne sont pas convertis entre eux.
• Cartes : ce que vous avez dépensé sur la période, la période précédente pour comparer (le mois précédent complet quand vous regardez un mois) et les unités achetées.
• Budget mensuel : définissez un montant dans une devise et suivez la progression du mois en cours. Il passe à l’orange à 80 % et au rouge en cas de dépassement. Vous pouvez le modifier ou le supprimer à tout moment.
• Dépenses par mois : un graphique des six derniers mois dans la devise choisie.
• Détail : chaque achat de la période, avec son produit, son origine, sa quantité et son coût. Si vous supprimez un produit, son achat compte toujours.

L’enregistrement des achats a commencé avec cette fonction : le stock ajouté avant n’y figure pas (sauf les produits du mois du lancement, qui ont été importés).

Permissions : seuls le Propriétaire et les Administrateurs voient les achats et définissent le budget.