3. Réparations

Réparations est le cœur de Vinedem. Chaque appareil qui entre à l'atelier est enregistrée comme une réparation : qui est le client, quel appareil il a apporté, quelle est la panne, le diagnostic, le devis, les pièces utilisées, le moyen de paiement et l'étape où il se trouve. Depuis la liste, vous suivez toutes les réparations et, en un clic, vous générez le reçu pour le client.

3.1 Le cycle d'une réparation

Une réparation passe par plusieurs étapes, que vous définissez avec les États (voir Partie 8) :

Entrée : le client apporte l'appareil. Vous créez la réparation avec le diagnostic initial et, si vous voulez, un devis.
En cours : le technicien travaille sur l'appareil. Vous mettez à jour l'état et ajoutez des pièces ou des services.
Prêt / Devisé / Confirmé : selon votre flux, la réparation passe par différents états jusqu'à être prêt à livrer.
Livré : le client récupère l'appareil et l'encaissement est clôturé. Si le paiement est resté en compte courant, la dette est générée.

« Livré » désigne ici celui de vos états qui porte le marqueur Livraison. Vous pouvez le renommer comme vous l'appelez dans votre atelier, tout ce qui suit reste valable. Voir 8.2 États.

Le « type d'ordre » (Pré-ordre, Devisé, Ordre confirmé) accompagne ce flux et définit quel reçu il convient d'imprimer à chaque moment.

3.2 Créer une réparation

Pour enregistrer un nouvel appareil, allez dans Réparations et utilisez le bouton de création (Nouvelle réparation). Le formulaire est divisé en sections. Pas besoin de tout remplir d'un coup : vous pouvez enregistrer avec l'essentiel et revenir modifier plus tard.

Client

Cherchez le client par nom ou pièce d'identité.
S'il n'existe pas, vous pouvez le créer sur le moment sans quitter le formulaire.

Appareil

Marque et modèle : cherchez dans votre catalogue de marques. Si elle manque, vous pouvez la créer sur place.
IMEI / Nº de série : identifie l'appareil. Il sert ensuite à retrouver la réparation depuis la liste.
Type d'ordre : Pré-ordre, Devisé ou Ordre confirmé.

Mot de passe de l'appareil

Type de déverrouillage : Schéma ou Mot de passe.
Selon le type, vous saisissez le schéma ou le code. Il est enregistré pour que le technicien puisse accéder à l'appareil.

Diagnostic

État à l'entrée (pannes détectées) : décrivez le problème avec lequel l'appareil arrive (par exemple, ne s'allume pas, écran cassé).
Pannes détectées / Observations : notes supplémentaires du diagnostic. Vous pouvez ensuite choisir de les afficher ou non sur le reçu.

Planification

Priorité : Basse, Moyenne, Haute ou Urgente. Elle sert à organiser le travail de l'atelier.
Date d'engagement : la date à laquelle vous vous engagez à livrer. Elle est mise en évidence dans la liste si elle est dépassée.

Services réalisés

Enregistrez les services que vous effectuez sur l'appareil, en les choisissant dans votre catalogue de Services ou en les ajoutant à la main, chacun avec son prix. Ils constituent le détail de la main-d'œuvre de la réparation.

Produits consommés

Ajoutez les pièces utilisées dans la réparation. En les ajoutant, elles sont déduites du stock des Produits. Vous pouvez chercher un produit en haut et en ajouter plusieurs à la fois.

Remise

Type de remise : Pourcentage ou Montant.
La remise en pourcentage s'applique uniquement à la base (prix plus supplément), pas aux produits consommés. Avec Montant, vous pouvez faire une remise personnalisée qui couvre ce que vous voulez.

Moyen de paiement et totaux

Moyen de paiement : Espèces, Carte, Virement ou Compte courant. Voir 3.3.
Le Résumé à droite calcule le total en direct (prix + supplément + produits − remise − acompte) pour que vous sachiez combien facturer.

À la fin, le bouton enregistre la réparation (Créer une réparation). Vous pouvez annuler à tout moment sans perdre ce que vous aviez déjà enregistré.

3.3 Moyens de paiement et plan de versements (compte courant)

Si le client ne paie pas tout comptant, vous choisissez Compte courant comme moyen de paiement et vous montez un plan de versements.

Nombre de versements et montant par versement : avec ces deux données, le système calcule le total à payer.
Le plan doit être supérieur ou égal au total du travail (prix + supplément + produits − remise − acompte). Si le plan ne couvre pas le total, le système vous avertit avant d'enregistrer.
Lorsque la réparation est marqué comme Livré, une dette sur le compte courant du client est générée automatiquement pour le total du plan. À partir de là, vous la suivez depuis Dettes (voir Partie 6).

Si vous changez le moyen de paiement de Compte courant à un autre, le plan de versements est supprimé. Le système vous le confirme avant.

3.4 La liste des réparations et ses filtres

La liste affiche tous les réparations, les plus récents en premier. En haut, vous avez la recherche et une barre de filtres.

Rechercher : par numéro de réparation (celui qui figure sur le reçu) ou par une partie de l'IMEI.
Filtres disponibles :
- Priorité : Basse, Moyenne, Haute, Urgente.
- État : n'importe lequel de vos états.
- Moyen de paiement.
- Type d'ordre : Pré-ordre, Devisé, Ordre confirmé.
- Produits : avec ou sans produits consommés.
- Plages de dates : d'entrée (Entrée), d'Engagement et de Livraison, chacune séparément.
- Client et Marque.
Chaque filtre actif apparaît comme une étiquette sous la rangée, avec sa propre ✕ pour le retirer. Dès qu’il y en a plus d’un, un bouton Effacer les filtres s’ajoute et les supprime tous d’un coup.

Les valeurs de priorité, moyen de paiement et type d'ordre s'affichent dans votre langue, mais en interne elles sont toujours stockées de la même façon, donc filtrer et comparer fonctionne quelle que soit la langue que vous utilisez. Les états sont différents : ils constituent votre propre liste, créée dans la langue de la personne qui a monté l'organisation, et affichée à tous exactement comme vous les avez nommés.

3.5 Modifications rapides depuis la liste

Sans ouvrir le détail, depuis la ligne de la liste vous pouvez changer certaines choses à la volée :

État : changez l'étape de la réparation avec le sélecteur de la ligne.
Moyen de paiement : ajustez-le directement (sauf s'il est déjà Livré, où il est verrouillé).
Date d'engagement : modifiez-la depuis la ligne. Si la date est passée et que la réparation n'est pas livré, il est marqué comme en retard.

3.6 La page de détail

En ouvrant une réparation (Voir le détail), vous accédez à toute son information sur un seul écran :

En-tête : client, état, priorité, type d'ordre et moyen de paiement.
Détail du montant : prix, supplément, remise, acompte, produits et total, pour voir comment le montant se compose.
Produits ajoutés et Services réalisés : le détail de ce qui a été consommé.
Personnes assignées : qui a reçu l'appareil, le technicien responsable et qui a créé la réparation.
Notes : l'historique des notes de la réparation (voir 3.10).

Depuis le détail, vous pouvez aussi modifier la réparation, imprimer des reçus, ajouter des produits et le supprimer.

3.7 Livrer une réparation

Marquer une réparation comme Livré est l'étape de clôture. Le système vérifie que les données nécessaires à l'encaissement sont présentes :

Qu'il ait un moyen de paiement.
Qu'il ait un prix et une devise.
S'il y a des produits dans une autre devise, que le taux de change (conversion) ait été appliqué.

S'il manque quelque chose, le système vous l'indique et ne permet pas de livrer tant que vous ne l'avez pas complété. En confirmant la livraison, si le moyen de paiement est Compte courant, la dette correspondante est générée.

3.8 Reçus et impression

En un clic, vous générez le reçu de la réparation en PDF, prêt à imprimer ou à partager. Dans l'en-tête du reçu, vous choisissez la taille ou le type :

Ticket : la bande étroite pour l'imprimante thermique du comptoir. Il inclut l'essentiel : numéro, date, client, panne, succursale et mot de passe.
Pré-ordre : le reçu d'entrée avec l'état de l'appareil.
Devis : le document avec le diagnostic et les pannes détectées.
Ordre confirmé : le reçu final avec les observations.

Les reçus A4 incluent le code de suivi pour que le client consulte lui-même le statut (voir 3.9), les données de l'appareil, le détail des prix, les conditions générales (la garantie que vous définissez dans la configuration de l'atelier), l'espace pour les signatures et un talon détachable pour le client. Vous pouvez aussi imprimer plusieurs réparations ensemble.

Plusieurs ordres sur une seule feuille. Cochez les ordres voulus dans la liste et utilisez État des ordres : vous obtenez un PDF les regroupant, une ligne par appareil avec le code de suivi, la marque et le modèle, l’IMEI et l’état actuel. C’est ce que vous envoyez au client qui a laissé plusieurs appareils pour qu’il voie où en est chacun. L’en-tête nomme le client uniquement lorsque tous les ordres cochés sont les siens.

3.9 Laisser le client suivre sa réparation

Chaque ordre a son propre code de suivi, imprimé sur le reçu A4. Avec ce code, le client ouvre la page publique de consultation et voit où en est son appareil, sans appeler l’atelier et sans avoir besoin d’un compte.

Depuis la liste ou depuis le détail de l’ordre, l’action Partager avec le client copie un lien déjà prêt contenant ce code. Envoyez-le par WhatsApp : il ouvre directement le statut.

Le code identifie un seul ordre. Le client n’a pas besoin d’avoir un e-mail enregistré.
Le lien ne contient aucune donnée personnelle, il peut donc être transféré sans exposer l’e-mail du client.
Les ordres créés avant cette fonction n’ont pas le code imprimé sur leur reçu. Ces clients peuvent toujours consulter avec leur e-mail et le numéro d’ordre.

3.10 Les notes de la réparation

Les notes sont l’historique de la réparation : le diagnostic, la pièce commandée, ce que vous avez dit au client. Tout l’atelier les voit, regroupées par jour.

Où elles s’ouvrent. Depuis la liste des réparations ou depuis la page de détail, l’action Notes ouvre le panneau des notes à côté de la page. Sur les grands écrans, le panneau occupe sa propre colonne : vous gardez la réparation sous les yeux pendant que vous écrivez, et vous pouvez élargir le panneau en tirant son bord gauche (la largeur choisie est conservée pour la prochaine fois). Sur les petits écrans, il s’ouvre par-dessus la page ; fermez-le avec la ✕ ou la touche Échap.

Écrire une note. L’éditeur gère la mise en forme : gras, italique, barré, listes et liens. Envoyez avec le bouton Envoyer ou le raccourci ⌘↵ (Ctrl+↵ sous Windows). Une note fait de 3 à 500 caractères, et le compteur indique où vous en êtes.

Prévenir le client. Chaque note a son propre menu d’actions :

Prévenir par WhatsApp : compose le message avec le numéro de réparation, l’appareil et le texte de la note, et ouvre WhatsApp avec tout prérempli pour qu’il ne vous reste qu’à envoyer.
Envoyer par courriel : affiche d’abord un aperçu, avec le destinataire et la note telle qu’il la recevra. Vinedem met le message en forme et l’envoie dans la langue du client. Si le client n’a pas de courriel enregistré, Vinedem vous le signale et ne propose pas l’envoi.

Supprimer une note. Les notes font partie du dossier de la réparation : seuls les rôles Propriétaire et Administrateur peuvent les supprimer. N’importe quel membre de l’atelier peut en ajouter.

3.11 Modifier et supprimer

Modifier : depuis la liste ou le détail, changez n'importe quelle donnée de la réparation.
Supprimer : retire la réparation. En supprimant une réparation qui avait des produits, le stock de ces produits est restauré automatiquement.